O tempo do escritório de advocacia é precioso. Cada advogado possui inúmeras tarefas que demandam envolvimento e muito trabalho. Por isso, a organização da carteira de clientes é fundamental.

Saber quem eles são não é suficiente para uma boa gestão. Você precisa conhecer os clientes ativos, inativos e ex-clientes. É necessário identificar, entre os ativos, aqueles que possuem os processos mais trabalhosos, que demandam mais tempo do escritório de advocacia. E como fazer isso? Veja, a seguir, algumas dicas!

Saiba quais processos realmente estão ativos

Pode parecer bobagem, mas quais os processos realmente estão ativos? São eles que demandam tempo do escritório de advocacia. Mas se houver desorganização, os profissionais podem despender tempo com ações inativas. 

Existem processos sob patrocínio de seu escritório que não necessariamente indicam que o cliente está realmente ativo. É preciso uma análise sobre a data em que o último processo entrou, a frequência de processos deste cliente, o responsável por vender o serviço, e a sazonalidade de receita que o cliente gera ao escritório.

Todos esses dados são fundamentais para que os profissionais consigam precisar quanto tempo gastam com os processos. E disso deriva a segunda dica: pontuar os processos em arquivos físicos.

Pontue os processos em arquivos físicos

Ter um escritório com salas de arquivos físicos é um tiro no pé. É, na verdade, pouco prático. Se você não identificou os processos que mais demandam tempo do escritório de advocacia, comece a pensar nas ações cuja documentação não está em arquivo digital. Pense que cada etapa do trabalho, inclusive a pesquisa pelo processo, toma um tempo. Quantos minutos você demora para encontrar aquela ação de 2009 que, de repente, teve uma novidade?

Pode ter certeza que esses processos em arquivos físicos são os que mais demandam tempo do escritório de advocacia. Para evitar essa situação, trabalhe com documentos digitais. Eles devem ser classificados e organizados em categorias, principalmente em softwares jurídicos com base em computação em nuvem.

Desenvolva um workflow

Outra dica para identificar os processos que mais demandam tempo do escritório de advocacia é desenvolver um workflow. Imagine que todos os processos estão ativos e digitalizados. Como saber qual é mais complexo, demandando mais atenção do advogado?

É preciso conhecer exatamente as etapas de cada tarefa, quanto tempo o profissional gasta nelas, os prazos e os responsáveis. Em outras palavras, é preciso ter um fluxo de trabalho bem definido. É ele quem organiza as atividades e deixa visível quanto tempo do escritório de advocacia foi gasto no processo. 

O workflow sequencia as tarefas de modo que um objetivo seja concluído ao final de todas elas. Em uma contestação, é preciso realizar a pesquisa, rascunhar a peça, elaborar a contestação, revisá-la e fazer o protocolo. Cada etapa demanda um tempo e pode ter um responsável, com prazo definido. No workflow, é possível saber qual etapa foi concluída e como dar andamento.

Mais uma vez, os softwares jurídicos auxiliam no controle do workflow. 

Tenha um bom software jurídico para otimizar o tempo do escritório de advocacia

Ter um bom software jurídico é a melhor forma de identificar os processos que mais demandam tempo do escritório de advocacia. Por meio desse sistema de gestão, o advogado consegue saber tudo sobre determinado processo. Ele está ativo ou não? Está digitalizado? O workflow foi bem definido?

Com o software, é possível fazer o acompanhamento do processo do início ao fim. Ele registra todas as movimentações, desde o primeiro contato com o cliente (reunião inicial) até os procedimentos após o trânsito em julgado. Basta inserir o número do processo para que o software faça a pesquisa nos bancos de dados de tribunais e diários oficiais. 

No Lawyer Eleven, os módulos “Processos” e “Agenda” englobam essas tarefas. As funcionalidades permitem consultar os detalhes de cada ação e as estatísticas de processos com base em indicadores cadastrados no sistema. Além disso, permitem o registro e o acompanhamento de atividades, incluindo o controle de horas trabalhadas para cada cliente.

Em suma, o Lawyer Eleven oferece o controle eficiente dos processos que mais demandam tempo do escritório de advocacia.

Realizar o controle do tempo do escritório de advocacia gasto com processos é fundamental para fixar honorários justos. É, também, uma maneira de organizar toda a atividade e melhorar a prestação de serviços. A tecnologia é uma grande aliada, especialmente um software jurídico, como o Lawyer Eleven. E isso também se aplica para escritórios pequenos, veja como!