Um dos aspectos da gestão contábil em escritórios de advocacia (ou sociedade unipessoal) é a segregação de receita para advogados. Você sabe a importância de diferenciar os honorários e a receita na gestão estratégica das finanças do escritório?

Basicamente, essa diferenciação é fundamental para evitar maior tributação e problemas com a escrituração (o que pode acarretar multas). Pensando nisso, apontamos a seguir como fazer a segregação de receita para advogados. Confira!

Por que segregar receitas e honorários advocatícios?

Em uma sociedade de advogados, existem receitas da atividade e honorários advocatícios. Sabe os depósitos judiciais que são transferidos aos clientes após a compensação dos honorários de sucumbência? É esse tipo de entrada de recurso que merece atenção.

Se houver confusão entre as receitas e os honorários, o escritório de advocacia corre o risco de pagar mais tributos do que o devido. Mesmo com um planejamento tributário adequado.

Por isso, é fundamental pensar na segregação de receita para advogados. É um passo importante para lançar corretamente as escriturações financeiras, garantindo assim os pagamentos nos valores certos e evitando autuações por órgãos de fiscalização.

O que acontece se a segregação não for bem feita?

A contabilidade aplicada à advocacia dá especial atenção à segregação de receita para advogados. Existem receitas de honorários e valores creditados a clientes, e qualquer erro pode gerar multas, custos elevados e transtorno ao profissional envolvido.

No aspecto contábil, quando as movimentações não são escrituradas corretamente, acabam por desorganizar a escrituração total. Isso gera resultados errados, o que, por sua vez, pode fazer com que o negócio jurídico seja autuado pelos órgãos de fiscalização.

Pode parecer simples cumprir essa exigência, mas há um ponto crítico relevante: a contabilidade jurídica compreende mais do que os valores cobrados pelo advogado e as movimentações decorrentes da ação judicial. Há, ainda, custos fixos e variáveis, tributos e montantes liberados de ações antigas.

Se tudo não for corretamente classificado, lançado e analisado nas demonstrações contábeis, as chances de erros – e multas – aumentam.

Qual a importância da segregação de receita na gestão contábil da advocacia?

As consequências de não realizar a segregação de receita para advogados são graves, como acabamos de pontuar. Mas qual a importância de diferenciar os honorários? Essa é uma prática essencial na gestão contábil da advocacia.

Em primeiro lugar, isso traz maior organização da atividade financeira. A base da gestão contábil é o controle financeiro. Ele é feito a partir do registro de custos (passivos) e rendimentos (ativos) de forma detalhada.

Isso significa que é esse controle que apontará os custos fixos e variáveis (aluguel, água, energia elétrica, internet, serviços, equipamentos, tributos etc.), bem como as receitas (honorários advocatícios, atendimentos e outros serviços). Ou seja, com a segregação de receita e a diferenciação de honorários, o controle financeiro será mais preciso.

Decorrente disso, podemos apontar a menor incidência de tributos na atividade. O profissional responsável pelo planejamento tributário conseguirá enxergar o melhor enquadramento para o negócio. Além disso, poderá planejar ações com a finalidade de pagar menos tributos.

Como resultado de todas essas práticas, o escritório estará em conformidade com a legislação fiscal, evitando multas e autuações.

Como fazer a segregação de receita para advogados?

Diante da importância da segregação de receita para advogados, como realizar corretamente essa diferenciação?

O cerne da questão está no registro de toda e qualquer movimentação financeira relacionada ao escritório. A importância de uma boa gestão de fluxo de caixa fica ainda mais evidente neste contexto. É o passo mais relevante para conseguir entender o que é receita e o que são honorários.

Outra forma de realizar a segregação é separar as finanças pessoais e profissionais. Isso evita cair em armadilhas devido a pequenas despesas que são misturadas com as contas profissionais. Apesar de parecer irrelevante, isso gera grandes problemas na hora de contabilizar o total. Em outras palavras, a segregação de receita depende de duas práticas simples:

• Registrar toda e qualquer movimentação financeira do escritório;
• Separar despesas pessoais e profissionais.

A segregação de receita para advogados é uma etapa importante da gestão contábil no escritório. Para realizá-la com precisão, o uso de um sistema jurídico é recomendado. Além de organizar todas as informações, ele registra sem erro as entradas e saídas do escritório. Esse é só mais um motivo para transformar seu negócio jurídico em um negócio digital! Saiba como transformar um escritório tradicional em digital!

Os honorários advocatícios são a remuneração devida aos advogados pela prestação do serviço advocatício. Apesar de muitos profissionais acreditarem que tais valores somente estão discriminados na tabela de honorários da OAB, eles podem ser calculados de outra maneira. Confira a seguir!

Tipos de honorários advocatícios

Os honorários advocatícios podem derivar de diversas situações, o que nos traz 4 tipos diferentes para essa remuneração. São eles:

• Honorários contratuais: fixados em contrato após acordo entre o advogado e seu cliente. Pode se referir à atuação no contencioso ou no consultivo. No caso de processo judicial, geralmente são pagos independentemente de êxito na ação judicial. No entanto, há contratos de risco, em que a remuneração é imprevisível e variável, pois ela é uma porcentagem do valor ganho no processo.

• Honorários arbitrados: diante da ausência de acordo entre o advogado e a parte representada, o juiz arbitra o valor dos honorários advocatícios. O magistrado considera a tabela da OAB, a complexidade do processo e o valor da causa. São pagos independentemente do resultado do processo.

• Honorários sucumbenciais: são pagos ao advogado da parte vencedora pelo vencido no processo judicial. É uma maneira de desincentivar a litigância supérflua.

• Honorários assistenciais: devidos ao sindicato que custeia a assistência advocatícia em caso de um processo trabalhista.

Tabela da OAB e honorários advocatícios

Será que o advogado deve utilizar a tabela da OAB para fixar seus honorários? Esta tabela é somente uma referência. Ela muda conforme o estado e traz um limite mínimo de remuneração para os serviços advocatícios. No entanto, o limite máximo depende do acordo entre advogado e cliente, não podendo ultrapassar o valor que a parte receberá.

Diante disso, tenha em mente que a tabela contribui apenas para preservar a razoabilidade no valor dos serviços advocatícios. Assim, você confirma que seus serviços não estão subprecificados. Para adotá-la corretamente, jamais considere só os valores sugeridos pela tabela. É preciso avaliar outros fatores, como as condições financeiras do seu escritório.

Cálculo dos honorários

Para definir corretamente os honorários, o advogado deve considerar:

• Os custos do escritório: a precificação dos serviços deve considerar necessariamente os custos do escritório para que o advogado não pague para trabalhar. Tenha ciência das despesas fixas e variáveis, bem como dos tributos incidentes na atividade. Um bom relatório do escritório pode ajudá-lo neste ponto.

• Os diferenciais do escritório: prestar um serviço jurídico de excelência é o caminho do sucesso. Para tanto, os advogados devem buscar se diferenciar da concorrência para aumentar seus ganhos. O uso de tecnologia, por exemplo, é uma boa maneira de prestar um atendimento impecável ao cliente e ganhar produtividade.

• O caso do cliente: quanto mais complexa a situação, mais horas de trabalho para o advogado defender o cliente em juízo. Avalie os prós e contras da possível ação, considere encargos e custos vindouros, bem como as provas e as chances de vitória do seu cliente.

• O relacionamento com o cliente: a questão financeira é algo delicado para muitos clientes, mas o bom relacionamento a torna mais suave. Uma relação pautada em confiança traz menos problemas quanto à cobrança de honorários.

• A meta de reinvestimento: o escritório deve definir um valor que ficará disponível para melhorias e ampliações. Na hora de calcular os honorários, é importante considerar esse critério, o lucro e os resultados desejados.

• O mercado: a avaliação do ambiente interno (escritório) deve vir acompanhada de um olhar externo. Observe o mercado da sua área de atuação para saber se seus honorários estão competitivos. Após considerar todos esses fatores, o advogado estará apto a calcular seus honorários.

Perceba que não existe uma fórmula definida, pois há diversos critérios subjetivos. No cálculo de honorários advocatícios, o profissional deve considerar diversos fatores. A tabela da OAB é apenas uma referência para o limite mínimo. Além disso, é fundamental ficar atento às novas regras.

O novo CPC trouxe novidades sobre os honorários advocatícios. Uma delas é a possibilidade de cumular honorários referentes a diversos atos processuais, pois eles podem ser cobrados nos recursos e na fase de execução do processo. O Código também abordou a proibição de compensação de débitos em caso de sucumbência recíproca, de modo que o pagamento ao advogado ocorrerá de toda maneira.

Para saber mais sobre as disposições do novo CPC sobre os honorários, basta olhar o artigo 85 em sua integralidade. A fixação de honorários é parte importante em uma gestão financeira eficiente, assim como a tributação incidente sobre a atividade. Aproveite para conhecer quando optar pelo Simples Nacional para advogados.

O acompanhamento automático de andamentos processuais é uma forma de otimizar o trabalho no escritório de advocacia. Uma tarefa burocrática, quando assumida pela tecnologia, libera os profissionais para uma atuação estratégica. Dessa forma, o negócio passa a ter maior produtividade e, consequentemente, mais lucro.

Para acompanhar informações de maneira automática, é preciso contar com um bom software jurídico. É o caso do Lawyer Eleven, que possui a funcionalidade de acompanhamento de publicações oficiais e andamentos processuais.

Se você não sabe como funciona a atualização automática de andamentos processuais e o clipping de publicações em diários oficiais do Lawyer Eleven, confira!

A importância de fazer o acompanhamento de publicações oficiais

Acompanhar andamentos processuais e o recebimento das publicações de todos os Diários Oficiais é uma das tarefas chatas e burocráticas de um escritório de advocacia. Com uma rotina intensa, os profissionais podem perder muito tempo com isso. Sabe-se, também, que esse tempo perdido poderia ser destinado a atividades estratégicas, como atendimento ao cliente.

No entanto, mesmo que seja uma atividade-meio, ela é de suma importância. O acompanhamento é fundamental para que os profissionais organizem sua demanda e não percam nenhum prazo. Assim, o escritório atua com excelência junto aos clientes e mantém sua boa reputação.

Felizmente, é possível fazer o acompanhamento de publicações oficiais de forma automática. O Lawyer Eleven, software jurídico da Alkasoft, oferece tal funcionalidade, que auxilia os profissionais e o gestor do escritório no dia a dia, e contribui para a gestão da informação dos processos jurídicos.

Acesso automático aos andamentos processuais e realização do clipping das publicações nos Diários Oficiais

O software jurídico Lawyer Eleven é uma solução eficaz para automatizar processos internos. Ele assume para si muitas tarefas que compõem o fluxo de trabalho de um escritório de advocacia. Afinal, existem atividades que podem ser realizadas pela tecnologia, ao invés de ocupar o tempo dos profissionais. O acesso automático aos andamentos processuais e o acompanhamento de publicações oficiais é uma delas.

Funcionamento e vantagens

Esta funcionalidade do Lawyer Eleven é bastante simples. O sistema permite o acesso aos detalhes de cada ação. Pastas de processos, recursos, incidentes e apensos são consultados pelo profissional. Todas as informações são abastecidas pelo próprio Lawyer Eleven de forma automática, assim, sempre que houver uma movimentação, o advogado ou outro profissional saberá.

Essa medida não traz somente a otimização do tempo, mas, também, produtividade e minimização de erros. Existe outra vantagem interessante no acesso automático aos andamentos processuais e publicações oficiais: o Lawyer Eleven ainda permite o acesso aos processos atualizados de qualquer lugar pela internet, pois é baseado em nuvem.

Módulo pasta processual

O Lawyer Eleven é um sistema dividido em módulos. Cada um deles possui funcionalidades voltadas para resolver problemas em um âmbito da gestão e do dia a dia dos escritórios de advocacia.

Um dos módulos é voltado para os andamentos processuais: “Pasta Processual”. Ele permite ao gestor visualizar, de forma ágil, como as atividades do escritório de advocacia estão progredindo. É também por meio dele que se gerencia as pastas de processos, recursos e incidentes.

Caso queira consultar os detalhes de cada processo, como situação atual e a atualização automática dos andamentos processuais, é possível.

Lawyer Diários

O Lawyer Eleven oferece uma funcionalidade voltada para as publicações oficiais. Já imaginou acompanhar informações nos diários oficiais manualmente? Além de perder tempo, a chance de erro é grande diante de tanto volume de informação.

Com o software, o advogado cadastra o processo jurídico e pode vincular as publicações oficiais a ele automaticamente. Se não tiver um processo cadastrado, a publicação fica sem vínculo momentaneamente, até ser vinculada ao processo referente.

O funcionamento é simples: a ferramenta checa a base de processos e captura as publicações oficiais vinculadas aos números de processos cadastrados no Lawyer. Após capturar o conteúdo das publicações, informa o profissional por meio de uma notificação. Com isso, ele pode pensar em sua rotina e no agendamento do prazo.

Lawyer Capture

Esse serviço de captura automática das publicações oficiais traz, periodicamente, as novas movimentações publicadas sobre os respectivos processos nos órgãos da justiça. O Lawyer Eleven apresenta um quadro de resumo. Nele, constam dados que se referem às cotas de capturas e quantidade ativa. Vale destacar que se você possui o Lawyer Web, e não o Lawyer Eleven, a ferramenta de captura é uma funcionalidade adicional.

O Lawyer Capture captura os andamentos processuais de todos os tribunais, como o E-PROC, PROJUDI, PJE, entre outros.

Se você deseja otimizar o tempo de sua equipe do escritório de advocacia, acompanhar os andamentos processuais e o recebimento das publicações de diários oficiais de forma automática é uma medida urgente.

Com isso, é possível ter um trabalho mais eficiente, produtivo e organizado, com melhor aproveitamento do tempo e dos recursos humanos.  Conheça já o Lawyer Eleven e veja como ele pode ajudá-lo!

A gestão na advocacia é um desafio em diversos aspectos, inclusive quando falamos em modelos de tributação, como veremos, a seguir, o simples nacional para advogados. Quais são os impostos de advogados? Existem outros tributos? Essas obrigações fiscais e tributárias devem ser avaliadas com cuidado por meio de relatórios, pois impactam na saúde financeira do negócio.

Por isso, apresentamos a seguir os modelos de tributação e a opção pelo Simples Nacional para advogados. Confira!

É vantajoso abrir empresa na advocacia? 

Antes de entender o Simples Nacional para advogados e outros modelos de tributação, precisamos entender a empresa na advocacia. Advogados não podem ser MEIs (Microempreendedores Individuais). A atividade não consta na lista de atividades permitidas desta modalidade. Mas isso não quer dizer que não valha a pena abrir empresa na advocacia.

Para fazer essa análise, o advogado deve avaliar sua tributação enquanto pessoa física (autônomo) e jurídica. 

• Tributação de pessoa jurídica: a receita provém da prestação de serviços advocatícios (código 6911-7/01 da CNAE), e o imposto é calculado por faixa de receita bruta (anexo IV da LC 123/2006). A alíquota varia entre 4,5% (receita bruta total anual de até R$ 180 mil) e 33% (entre 3.600.000,01 e 4.800.000,00).
• Tributação de pessoa física: as deduções se dão por meio do livro-caixa, e o imposto de renda é calculado pela tabela progressiva (de 7,5% a 27,5%, dependendo da base de cálculo).

Para comparar as tributações, o advogado deve saber qual o valor das despesas dedutíveis no livro-caixa e aplicar as alíquotas nos dois cenários. Ele perceberá que, dependendo da sua receita mensal, valerá a pena abrir empresa. É neste contexto que aparecem os modelos de tributação e o Simples Nacional para advogados.

Quais são os modelos de tributação possíveis para advogados?

Diante da impossibilidade de ser MEI, os advogados podem se formalizar enquanto EIRELI e Sociedade Unipessoal, mediante registro como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP, se for o caso de Empresas Individuais de Responsabilidade Limitada).

A decisão por uma ou outra forma empresarial gira basicamente em torno do faturamento anual. Afinal, as MEs têm teto de R$ 360 mil, enquanto as EPPs têm teto de até R$ 4,8 milhões. Essas empresas podem optar pelo Simples Nacional.

Mas o Simples Nacional para advogados não é a única opção dentre os modelos de tributação possíveis. Existe ainda o Lucro Real (quase nunca é adotado na advocacia) e o Lucro Presumido.

O Lucro Presumido pode ser mais problemático para micro ou pequenos escritórios, pois pode acarretar maior tributação. Isso porque os impostos devem ser apurados e pagos separadamente. São eles: Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), PIS, COFINS e Imposto Sobre Serviços (ISS).

Além de toda essa carga tributária, cada apuração citada obriga a empresa transmitir uma declaração referente a apuração e pagamentos.

Simples Nacional para advogados

O Simples Nacional para advogados se tornou realidade após a intervenção da Lei Complementar nº 147/2014. É um dos modelos de tributação bastante adotado no Brasil devido à simplificação no pagamento de impostos de advogados. Na prática, ao invés de calcular separadamente os tributos, estes estão reunidos em um só.

Como pontuamos, o Simples Nacional para advogados pode ser uma opção para ME e EPP, dependendo de seu faturamento. Veja a seguir a tabela com a relação entre receita bruta total anual e a alíquota (impostos de advogados):

Receita Bruta Total Anual	Alíquota
Até R$ 180.000,00	4,5%
De 180.000,01 a 360.000,00	9%
De 360.000,01 a 720.000,00	10,20%
De 720.000,01 a 1.800.000,00	14%
De 1.800.000,01 a 3.600.000,00	22%
De 3.600.000,01 a 4.800.000,00	33%

Mas quando esse modelo vale a pena? É preciso fazer cálculos para encontrar o melhor regime de tributação. Há casos em que o Lucro Presumido será uma opção vantajosa. Mas, ressaltamos, é preciso colocar as deduções na ponta do lápis (ou no seu software jurídico).

Vale destacar também que, se uma EPP ultrapassar o valor de R$ 3,6 milhões de faturamento, o ICMS e o ISS serão calculados fora da tabela do Simples Nacional.

Vantagens do Simples Nacional para advogados

O Simples Nacional apresenta uma vantagem evidente: a simplificação no recolhimento de impostos de advogados. Não à toa, é um dos modelos de tributação mais utilizados no Brasil em diversos segmentos econômicos. 

Além disso, escritórios de pequeno porte se beneficiam com o regime tributário também por pagarem valores mais justos a título de tributos. Afinal, a cobrança ocorre de acordo com o faturamento.

Os modelos de tributação no Brasil são diversos, mas o Simples Nacional para advogados se tornou uma opção vantajosa para muitos. É preciso analisar a situação financeira de cada escritório para optar por um modelo em que os impostos de advogados não pesem tanto na saúde financeira.

Que tal conhecer agora alguns modelos de gestão para escritórios com o fim de aprimorar seu desempenho?

Você também deseja transformar escritório tradicional em digital? Certamente você pensa em aproveitar os benefícios de digitalizar seu negócio jurídico, como redução de custos, flexibilidade de processos e mais tempo para tarefas estratégicas. Mas como atualizar seu modelo de negócio e ter um escritório digital?

Confira conosco um breve passo a passo!

#1 Comece mudando a cultura e a mentalidade do escritório

Para transformar um escritório tradicional em digital você deve ter ciência de que a mudança pode sofrer resistências. Afinal, estamos falando de um negócio de Direito, um campo mais tradicional e conservador. Por isso, antes de começar a pensar em tecnologia, pense na mudança da cultura organizacional do seu negócio.

Essa cultura é a forma como os sócios conduzem o escritório e tratam seus stakeholders. Ela define práticas e comportamentos dos profissionais e garante que todos trabalhem em sintonia. E isso é reforçado diariamente na rotina do escritório. 

Por isso, mudar para um escritório digital é desafiador. Afinal, você quer virtualizar tudo, desde os processos de trabalho até os contatos com clientes e entre a equipe. Na prática, você precisará de uma cultura mais flexível, pois o trabalho poderá ser remoto.

Portanto, pense na mudança para uma cultura organizacional digital como prioridade e avalie sua cultura atual. Preserve os pontos positivos que podem ser mantidos e trace pontos de melhoria para esse ambiente digital. E, claro, envolva os profissionais nessa mudança. Assim, será possível modelar essa nova cultura e mudar o paradigma mental presente no escritório.

#2 Reestruture os processos para transformar escritório tradicional em digital

A transformação para o ambiente digital é um processo. Você deve definir os objetivos, pensar nas ferramentas disponíveis no mercado e entender os gargalos que poderá enfrentar. O fluxo de trabalho será diferente e inteiramente digital. Considerando isso, o que é preciso reestruturar? 

Em primeiro lugar, pense que os advogados precisam estruturar os fluxos de trabalho de maneira ágil. Isso porque todas as informações estarão no ambiente digital. Neste ponto, o ideal é centralizar todos os dados em um único sistema jurídico.

Mas isso não é o bastante. Há outros processos internos que envolvem questões que merecem atenção ao transformar um escritório tradicional em digital. Veja:

• Marketing jurídico digital para ter presença na internet, sempre dentro dos limites estabelecidos pelo Código de Ética e Disciplina da OAB;

• Digitalização de documentos, acompanhada por um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED);

• Orçamento disponível para contratar tecnologias necessárias para virtualizar o escritório;

• Mudar a mentalidade das equipes para trabalhar de maneira remota, como apontamos;

• Pensar em maneiras de fazer a gestão de tempo à distância.

#3 Adote um sistema jurídico atualizado

Como você pode perceber, existe uma lista de mudanças que deve ser considerada para transformar um escritório tradicional em digital. Basicamente, é fundamental traçar uma nova cultura organizacional e reestruturar os processos internos, especialmente o fluxo de trabalho.

Quanto ao último ponto, a adoção de tecnologia inteligente será primordial. Afinal, estamos falando em colocar em funcionamento, no ambiente digital, um escritório tradicional. Isso envolve prazos, processos, agenda, tarefas, colaboração entre equipes e muito mais. Portanto, escolher as ferramentas corretas fará muita diferença na prestação dos serviços advocatícios.

Um software jurídico atualizado, voltado para as necessidades do escritório e facilitador do trabalho remoto, será sua principal ferramenta. Na prática, ele deve apresentar funcionalidades que abordam a rotina do negócio, modernizando as atividades e proporcionando uma rotina mais ágil e eficiente. 

Considerando o grande uso de dispositivos móveis, é desejável que ele seja “amigável” para tais meios. Ou seja, um sistema para advogados baseado em nuvem, que possa ser acessado de qualquer lugar com conexão à internet. Dessa maneira, o profissional consegue ter acesso às informações dos processos de seus clientes rapidamente.

Por fim, escolha um software que possua funcionalidades para organizar a rotina e os processos internos, com tarefas administrativas e operacionais. Compartilhamento de agenda, controle de prazos, captura automática de andamento processual e outras funcionalidades caem muito bem em um escritório digital.

Para transformar um escritório tradicional em digital, o gestor deve começar com uma mudança na cultura e na mentalidade do negócio. Só assim é possível preparar as pessoas para reestruturar os processos e adotar tecnologias.

O uso de software jurídico pode facilitar toda a parte prática de organizar a nova rotina no ambiente digital. Que tal conhecer as funcionalidades do Lawyer Eleven?

 

O Lawyer Eleven (LE) é o software jurídico da Alkasoft, e pode auxiliar muito na gestão do seu escritório de advocacia. Suas funcionalidades automatizam funções burocráticas que, antes, eram exercidas pelos profissionais. Existem inúmeros benefícios que o gestor e os advogados podem desfrutar ao contar com uma solução desta natureza.

Quer ter mais produtividade, organização no fluxo de trabalho, controle de rotina e de prazos? Veja como as funcionalidades do LE podem ajudá-lo!

Funcionalidades do Lawyer Eleven

A rotina de um escritório de advocacia é intensa. É preciso controlar os prazos de processos internos e externos (clientes), e isso demanda organização. Mas para ter fluxos de trabalho organizados, é necessário fazer uma boa gestão da informação, que parte da centralização de documentos, cadastros de clientes e processos.

Soma-se a isso a necessidade de acompanhar todos os processos e as publicações em diários oficiais. Uma solução que oferece automatização, com atualização automática de andamentos processuais e clipping de publicações em diários oficiais já resolveria, certo?

Mas é preciso ter cuidado na hora de escolher um software para escritório de advocacia. Afinal, é melhor contar com uma ferramenta completa. 

E essa é a proposta do Lawyer Eleven: otimizar a gestão de forma global. Dados centralizados oferecem uma visão estratégica do negócio, com estatísticas de processos e movimentos financeiros, relatórios pré-definidos e personalizados. A abrangência de diversos fluxos de trabalho e geração dinâmica de campos personalizados auxiliam na rotina.

Lawyer Eleven: dashboard com design moderno e intuitivo

A usabilidade (diálogo entre o usuário e a interface do software) é um dos pontos fortes do Lawyer Eleven. O sistema proporciona ao usuário facilidade ao executar as tarefas, o que também contribui para a produtividade do negócio jurídico. 

Com design moderno e intuitivo, os advogados atestam a simplicidade no uso do sistema, e a clareza dos módulos e das funcionalidades. É uma interface amigável, com layout descomplicado, visual clean e personalizável, que atende à sua principal proposta: a ótima experiência do usuário.

Veja a seguir como a tela principal do LE se apresenta ao usuário:

Além de apresentar um dashboard com design moderno e intuitivo, o Lawyer possui funcionalidades essenciais para a gestão jurídica. Duas delas merecem destaque por auxiliar o controle de produtividade.

Funcionalidades que auxiliam o controle de produtividade

Você sempre sonhou em realizar um bom controle da produtividade dos funcionários? É possível fazer isso com o Lawyer Eleven! São duas as principais funcionalidades neste sentido: Método Kanban e Controle de prazos.

Método Kanban: controle de tarefas

O Método Kanban é um método de controle e gestão do fluxo de trabalho que usa cartões coloridos (post-its). Esses cards são dispostos em colunas que representam uma etapa do fluxo. Na medida em que as tarefas são concluídas, o cartão é encaminhado para a coluna seguinte. Por isso, também recebe o nome de gestão visual, facilitando a visualização rápida desses fluxos.

Veja a seguir como o Kanban se apresenta no Lawyer:

Controle de tempo e prazos

Você já ouviu falar em Timesheet? Essa ferramenta se relaciona ao controle de tempo e está presente no Lawyer. Essa solução de gestão possibilita um controle completo, funcional, prático e objetivo de todos os prazos de trabalho. 

Para controlar a produtividade por meio de cronômetro e registro de tempo dedicado a cada atividade, o timesheet é excelente.

Por outro lado, se o gestor quer ver se os prazos estão em dia, há também uma funcionalidade que permite esse controle. Ele pode ver os prazos gerais do escritório ou somente de um colaborador. Veja a seguir dois exemplos do controle de prazos no LE:

Outras funcionalidades essenciais para a gestão jurídica

Módulo financeiro e DRE (Demonstrativo de Resultados)

No módulo financeiro, você pode consultar ou cadastrar receitas e despesas realizadas e futuras, fazer o fechamento de contas e emitir relatórios personalizados de vencimentos, extratos e DRE.

No relatório de DRE, é possível perceber o resultado do escritório em determinado período. O gestor pode personalizar o documento inclusive quanto à forma de apresentação (mês a mês, trimestre a trimestre, ano a ano) e às informações estratégicas que constarão nele. Quer um relatório só com despesas operacionais? É possível emitir!

Modelos de Documentos

Na aba de “Ferramentas”, é possível usufruir de uma funcionalidade que automatiza o preenchimento de informações: “Modelos de Documentos”. Você pode utilizar a aba como depositório de seus próprios modelos de documento e realizar a automatização com poucos cliques. É uma grande vantagem dessa função.

Para tanto, após subir seu modelo, basta clicar em “editar” e encontrar o ícone com um carimbo na barra de ferramentas.

Relatórios

Um módulo que permite a geração de relatórios personalizados é uma das funcionalidades mais estratégicas de um negócio. No Lawyer Eleven, esse módulo conta, também, com opções diversas para atender a demandas mais específicas de seu negócio jurídico. 

Com os relatórios, você pode apresentar os resultados das ações aos seus clientes e manter um padrão de gestão de qualidade dos seus processos. É possível também gerenciar desde despesas operacionais até os recebimentos de ações de clientes.

Existem, inclusive, modelos prontos de relatórios para você utilizar, tais como os relatórios de pastas e movimentos processuais.

Agenda

O módulo “Agenda”, do Lawyer Eleven, agrupa funcionalidades relacionadas ao registro e ao acompanhamento de atividades e agenda de compromissos. Nele, é possível realizar o cadastro de tarefas, bem como o controle de prazos e compromissos vinculados aos processos. 

Essa funcionalidade favorece a delegação de tarefas e o acompanhamento da produtividade e do desempenho da equipe, já que é possível controlar o número de horas trabalhadas para cada cliente.

E para facilitar ainda mais a sua rotina, a agenda do LE é integrada com a Google Agenda, o Calendário Outlook e o iOs.

Contatos

Em um escritório de advocacia, existem diversas relações. Além das relações trabalhistas (internas), todo negócio possui stakeholders, como os clientes e fornecedores. No módulo “Contatos”, o gestor consegue armazenar todos os dados completos referentes a essas pessoas. Com isso, é possível realizar um bom gerenciamento da carteira de clientes ou os contratos com fornecedores. 

Já pensou conseguir fazer a gestão dos clientes desde a prestação de contas e recebimento de honorários à consulta de processos e audiências? Essa funcionalidade do Lawyer Eleven certamente auxilia neste ponto.

Neste módulo, também há formulários de cadastros para que se insira e armazene informações chaves de pessoas diversas.

O destaque no módulo “Contatos” fica para a ficha do cliente com botão para o WhatsApp Web. Por meio deste botão, o usuário consegue começar uma conversa com o cliente diretamente pelo aplicativo. Basta um clique!

Pasta processual

Imagine um escritório de advocacia que não possui um bom software jurídico, como o Lawyer Eleven. Como ele faz a gestão de seus processos? Se isso envolver arquivos físicos, é sinal de que há baixa produtividade no negócio. 

Com o módulo “Pasta Processual”, o gestor consegue visualizar, de forma ágil, o progresso das atividades de seu negócio. Ele também pode gerenciar pastas de processos, recursos e incidentes. Por meio dele, é possível consultar os detalhes de cada ação, incluindo a situação atual e a atualização automática dos andamentos processuais. Quer saber as estatísticas de processos com base em indicadores cadastrados no sistema? Também é possível!

O Lawyer Eleven é um software responsivo, que pode ser acessado de qualquer dispositivo. É também hospedado em ambiente seguro (Datacenter Amazon) para oferecer ao gestor todas as funcionalidades sem prejuízo da segurança da informação.

Já imaginou os benefícios que você pode ter utilizando uma solução como o Lawyer Eleven? Então entre em contato conosco e solicite uma demonstração.

Projeto, em um conceito simples, é um conjunto de ações necessárias para realizar um serviço ou elaborar um produto. Em uma organização, seriam as atividades organizadas com prazo inicial e final para se alcançar determinada solução. E quando se trata de gestão de projetos e advocacia? Aplicar esse gerenciamento em negócios jurídicos é uma forma de resolver problemas comuns a este segmento. Dificuldade em captar clientes, alta inadimplência, sobrecarga de tarefas são alguns exemplos. Confira a seguir como funciona a gestão de projetos e advocacia!

Gestão de projetos e advocacia: como funciona?

Falar em gestão de projetos e advocacia é adotar estratégias de gestão para auxiliar na realização de processos internos do escritório ou departamento jurídico. Sua função final é melhorar as entregas para que sejam mais eficientes, rápidas e seguras. Esse tipo de gestão tenta manter o foco dos profissionais na realização e no controle do projeto. Além disso, é capaz de fornecer dados e insights importantes para a análise da qualidade do serviço. Uma questão interessante quando abordamos gestão de projetos e advocacia é o termo próprio para essa relação: Legal Project Management. Seu funcionamento é bem simples: aplicar padrões do gerenciamento de projetos adaptados ao ambiente da advocacia. Na prática, é uma maneira de abordar, de modo estruturado, o planejamento do escritório ou departamento jurídico. Dessa forma, o trabalho é acompanhado e avaliado, o que aumenta a percepção de valor e a eficiência junto ao cliente. Por isso, podemos considerá-la uma das estratégias de gestão mais interessantes na advocacia.

Vantagens da gestão de projetos e advocacia

A relação entre gestão de projetos e advocacia traz muitas vantagens aos negócios. O gestor consegue ter maior visibilidade sobre as etapas dos processos internos. Com isso, pode otimizar a atividade de ponta a ponta. Quais projetos estão pendentes? Existem profissionais sobrecarregados? Há tarefas que devem ser priorizadas? Tudo isso é facilmente respondido na gestão de projetos e advocacia. Em suma, neste tipo de gestão, podemos apontar os seguintes benefícios:

• Aumento da produtividade: uma equipe que tem clareza sobre suas responsabilidades e prazos consegue ter maior organização interna. Com isso, os fluxos de trabalho fluem com facilidade, aumentando a produtividade na execução das atividades.

• Maior previsibilidade de receita: a partir do momento em que se entende o caminho dos processos internos, é possível entender o fluxo de entregas e ter previsibilidade de receita.

• Melhor cumprimento dos prazos: a gestão de projetos dá celeridade às entregas e aponta pendências e potenciais responsáveis por novas tarefas, o que agiliza as atividades.

• Mais segurança na tomada de decisão: neste tipo de gestão, há maior visibilidade de informações, o que facilita uma tomada de decisão fundamentada.

• Organização na delegação de tarefas: a delegação é uma etapa fundamental da gestão de projetos e é mais bem definida neste tipo de gestão.

Como ela pode ser aplicada nas organizações?

Algumas estratégias de gestão se comunicam diretamente com o gerenciamento de projetos. A adoção de sistemas para advogados merece grande destaque neste ponto, pois essas ferramentas estão adaptadas para o negócio jurídico. Elas oferecem funcionalidades para que o líder faça uma gestão de projetos eficientes, com delegação de tarefas, definição de prazos e muito mais. Qualquer escritório se beneficia com o uso de um software jurídico para realizar a gestão de projetos. Afinal, ele centraliza tarefas e dados, permitindo uma tomada de decisões qualificada e uma atuação produtiva. Porém, essa é apenas uma das estratégias de gestão para advogados. O gerenciamento de projetos pode ser aplicado de diversas maneiras. Tudo dependerá de qual é a sua demanda. O acompanhamento de entregas de modo visual pode ser feito pelo Kanban, por exemplo. Já o Scrum é uma metodologia ágil com curtos ciclos de atividades que apresentam uma entrega ao final de cada ciclo. Esses são dois métodos interessantes de gestão de projetos. Há também outras estratégias que não são exatamente ferramentas deste tipo de gestão, mas que auxiliam bastante nela:

• Técnica 5W2H: é basicamente um check-list administrativo de prazos, atividades e responsabilidades. Ela define o objeto (What), o motivo (Why), o local (Where), o momento (When), o responsável (Who), o modo (How) e o custo (How much) de uma tarefa.
  
• Princípio de Eisenhower (Urgência x Importância): as tarefas são organizadas entre urgentes ou importantes, contribuindo para a correta priorização das atividades.
  
• Método OKR (Objectives and Key Results): seu objetivo é definir e acompanhar metas, o que é uma ótima estratégia para gerenciar projetos de forma objetiva.
  
  A relação entre gestão de projetos e advocacia pode ser resumida em uma palavra: otimização. Com processos internos organizados e estruturados, a administração se torna mais profissional. Dessa forma, obtém-se melhores resultados e maior possibilidade de crescimento.
  
  Você adota algum método de gestão de projetos?

Você sabe como ser um Advogado 5.0? Antes de mais nada, precisa saber que a Advocacia 5.0 é aquela que utiliza tecnologias da Indústria 4.0 com foco total no atendimento das necessidades humanas e na resolução de problemas sociais.

Em outras palavras, é a advocacia centrada no ser humano e em suas necessidades, considerando a mentalidade do mundo digital e suas formas de geração de valor. 

Como resultado, vemos nascer uma mentalidade que se baseia em diversidade, descentralização, horizontalidade e sustentabilidade. Exatamente o contrário do conceito tradicional e hierarquizado da advocacia.

E como se tornar um Advogado 5.0? 

Por que se tornar um Advogado 5.0?

Porque este novo modelo de advocacia é um caminho sem volta. Os advogados que buscam se manter competitivos no mercado tiveram que se adaptar à Advocacia 4.0.  Automação dos processos, uso da inteligência artificial e jurimetria, tudo isso passou a ser incorporado na rotina para garantir uma atuação estratégica.

Mas sem o foco nas necessidades humanas, o uso da tecnologia não faz sentido. É preciso utilizar ferramentas para resolver problemas sociais e individuais, conceito já abordado pelo Legal Design. 

Quando pensamos no marketing jurídico, por exemplo, precisamos pensar em ações para o sucesso e a experiência do cliente (Customer Success e Customer Experience). Quando pensamos em um software jurídico, devemos escolher um sistema que atenda às necessidades dos profissionais.

Esse é o Advogado 5.0, um profissional que certamente será mais requisitado no mercado, porque resolve problemas reais.

Como se tornar um Advogado 5.0?

O primeiro passo para se tornar um Advogado 5.0 é mudar o paradigma mental para centrar suas ações no ser humano. Isso pode ser um desafio para advogados mais conservadores, porque há uma grande mudança no modelo de gestão. Mas não é algo difícil olhar para sua atuação com a lente do “humano”. 

Além disso, é fundamental utilizar a tecnologia a serviço das pessoas. 

Utilizar tecnologias inteligentes a serviços das pessoas

Qual a chance de êxito de uma demanda? Será que realmente vale a pena ingressar com uma ação ou é melhor fazer um acordo? Com a jurimetria e a inteligência artificial, os profissionais conseguem obter essas respostas para orientar seus clientes de maneira mais adequada. Dessa maneira, podem trabalhar em prol do que é mais adequado para eles.

Em outro aspecto, o advento da LGPD também privilegia o ser humano, pois dá ao cidadão maior controle sobre seus dados pessoais. Neste sentido, o Advogado 5.0 deve realizar o uso de tecnologias inteligentes, como o software jurídico, de forma adequada às legislações que protegem os cidadãos.

Além disso, ainda falando sobre os sistemas jurídicos, eles podem ser grandes aliados do Advogado 5.0. Afinal, ao automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, o software confere ao advogado mais tempo para lidar diretamente com pessoas. E é exatamente isso que a Sociedade 5.0 deseja: uma conduta voltada para as relações interpessoais. 

Fazer um marketing jurídico digital mais adequado

Utilizar a internet para fazer marketing jurídico já é uma realidade há alguns anos. No entanto, nem sempre vemos um marketing focado na realidade do público-alvo. Um dos pontos que mais causa essa desconexão é a linguagem. 

Um bom exemplo é o marketing digital realizado por advogados e escritórios de advocacia durante a pandemia do novo coronavírus. As pessoas estão com medo, a fragilidade das relações de trabalho aumentou, todos estamos vulneráveis.

O Advogado 5.0, por adotar ações centradas no ser humano, pratica uma comunicação mais sensível ao momento na hora de fazer marketing digital. Mais do que se preocupar em ganhar autoridade com conhecimento técnico, ele deve mostrar que está sensibilizado pelo momento que muitas pessoas estão vivendo com a pandemia.

Assim, ele coloca em prática o objetivo final da Sociedade 5.0. 

Adotar o Legal Design Thinking

O Legal Design Thinking pode ser considerado um desdobramento da Advocacia 5.0, pois sua ideia principal é passar uma mensagem ao cliente de forma simples. Dessa forma, é possível proporcioná-lo a melhor experiência possível com seu serviço. 

Quando você adota esse conceito em seu escritório ao lidar com os clientes, está automaticamente atendendo ao objetivo da Advocacia 5.0. E não é só com clientes externos, com quem você deve se comunicar de forma simples, sem jargões jurídicos.

Os clientes internos, que são seus profissionais, também devem ser incluídos neste contexto. Isso significa otimizar processos e serviços, promover a colaboração e adotar um software jurídico compreensível.

O Advogado 5.0 foca suas ações no ser humano, o que significa utilizar tecnologias e estratégias focadas em pessoas. 

Se você quer realmente ser um Advogado 5.0 que faça a diferença na vida das pessoas, conheça as tendências para os advogados do futuro!

Como funciona um departamento jurídico? Qual sua função? Ele é responsável por fiscalizar o cumprimento da lei por parte de sua empresa, reduzir custos ao mitigar riscos e zelar pela reputação do negócio. Com tamanha importância, uma gestão de departamento jurídico eficiente é fundamental para ter os melhores resultados.

Esse setor empresarial possui, assim, grande interferência na parte estratégica e preventiva do negócio. Com boas práticas, é possível otimizar sua atuação e melhorar ainda mais os resultados.

Veja como fazer uma gestão de departamento jurídico eficiente!

A importância de uma boa gestão de departamento jurídico

A gestão de departamento jurídico é responsável por gerenciar processos e resultados referentes a pessoas, processos, tarefas, finanças e conhecimento. Com tantas frentes de trabalho, é possível imaginar que as estratégias de gestão devem estar alinhadas entre si e com os objetivos da empresa.

Em outras palavras, é bastante diferente de um escritório de advocacia. Sua particularidade é envolver tantas áreas internas, ao mesmo tempo em que se comunica com diversos departamentos externos. E é aí que os desafios aparecem, pois é preciso ter padronização de gestão de contratos e uma metodologia bem definida de atendimento para as outras áreas da empresa.

Quando existe uma boa gestão de departamento jurídico, porém, sua função é amplificada. Como pontuamos na introdução, ele é um setor capaz de melhorar os resultados de um negócio, pois é estratégico para mitigar os riscos de sua empresa, analisar cenários internos e externos para tomar melhores decisões.

Para conseguir executar sua função com excelência, sua gestão deve ser impecável. Como atingir a excelência?

As melhores estratégias de gestão do departamento jurídico

Ter uma visão estratégica de negócio 

O departamento jurídico serve a um negócio. Os profissionais que atuam nele devem ser capazes de se integrar com outras áreas para ter uma visão estratégica da empresa. É exatamente essa visão global que o possibilita captar as particularidades do negócio e avaliar os riscos prováveis na atuação.

Por isso, para fazer uma gestão de departamento jurídico eficiente, é preciso atuar como um parceiro de negócios (business partner), conhecendo as atividades internas e externas da empresa. Isso significa, sim, conhecer bem cada área, porque cada uma delas pode apresentar riscos diversos.

O departamento, nestes casos, servirá como um consultor para a tomada de decisões a partir de suas análises. Inclusive, é a partir das análises que poderá adotar as políticas de compliance necessárias para que a empresa esteja sempre em conformidade com as normas e diretrizes aplicáveis.

Utilizar indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são importantes para a gestão de departamento jurídico e de qualquer setor. São eles que fornecem dados estruturados para apoiar a tomada de decisões. Somente o que é medido pode ser gerenciado e otimizado.

Assim, o departamento deve ter ferramentas que possibilitem essa análise, como os softwares jurídicos, e também saber o que deve ser analisado. Após definir as metas, que devem estar alinhadas aos objetivos da empresa, será possível aplicar os indicadores para fazer análises.

Número de processos por período e por área do direito, histórico de valores perdidos e ganhos nos processos, histórico de resultado de processos são alguns indicadores importantes.

Otimizar a comunicação entre as áreas

Uma boa gestão de departamento jurídico depende da integração com outras áreas, inclusive de marketing e vendas. Lembre-se de que o departamento é fundamental para o controle empresarial e deve estar incluído na gestão estratégica. Para fazer bem seu trabalho, deve estar em constante contato com as demais áreas. 

Reuniões de equipes e diagnósticos empresariais devem contar com a presença do gestor jurídico. Afinal, ninguém atua sozinho na empresa. O departamento, quando integrado aos demais setores, consegue identificar suas necessidades e seus objetivos, contribuindo para os resultados de todos.

Por isso, a comunicação se torna um aspecto primordial na boa gestão de departamento jurídico.

Uso de tecnologia

Para otimizar a gestão de departamento jurídico, considerando todos esses pontos que mencionamos, o uso de tecnologia se faz primordial. A principal tecnologia é um bom software jurídico, que apresenta funcionalidades com indicadores, métrica e relatórios, e que facilita a organização interna e a comunicação entre os profissionais.

Essa ferramenta de gestão auxilia bastante na unificação de informações, o que contribui diretamente para a organização e interpretação de dados. Com isso, é possível traçar uma estratégia mais assertiva e uma tomada de decisões mais relevante para os negócios.

Uma boa gestão de departamento jurídico depende de uma estratégia que integra as demais áreas, de modo a propiciar a visão global do negócio. O software jurídico aparece como ferramenta indispensável para organizar as informações e auxiliar na tomada de decisões.

Conheça mitos e verdades sobre softwares jurídicos!