O controle financeiro do escritório de advocacia é o meio pelo qual o gestor coloca o negócio no rumo do crescimento. Por se tratar de advocacia, um segmento de serviços extremamente competitivo, esse controle se torna ainda mais fundamental para ter um escritório sustentável e de sucesso. Principalmente considerando que os custos estão maiores, enquanto os honorários advocatícios estão menores.

Considerando esse cenário, veja como fazer o controle financeiro do escritório de advocacia.

Problemas da falta de controle financeiro do escritório de advocacia

Fazer a gestão de um escritório é um grande desafio. São muitos aspectos que devem ser gerenciados, não só o fluxo de caixa. É claro que conhecer as entradas e saídas é essencial. Mas e o planejamento? Os processos internos estão organizados? Há controle e métricas bem definidas para otimizar a atividade? Existe uma análise de dados eficiente para a tomada de decisões?

Esses pontos, na verdade, são os principais problemas que aparecem quando falamos de controle financeiro do escritório de advocacia. Muitos negócios jurídicos não são organizados a partir de um planejamento estratégico. 

A análise de dados é algo ainda pouco abordado, motivo pelo qual as decisões nem sempre são tomadas de forma fundamentada. E se não há planejamento, organização e controle por métricas, é difícil ter lucro.

Já pensou atrasar uma conta por mero esquecimento? Isso não só tira dinheiro do lucro, mas é percebido pelo mercado. Um mero deslize e o score do escritório em agências de avaliação de risco cai. Ou seja, mais um entrave ao desenvolvimento do nosso negócio, pois dificulta o acesso a linhas de crédito e desenvolvimento de relacionamento com instituições financeiras.

Dicas para fazer o controle financeiro do escritório de advocacia

Com tantos desafios, o controle financeiro do escritório de advocacia aparece como forma de estar pronto para qualquer cenário. Afinal, quem faz uma boa gestão financeira tem mais previsibilidade das contas e está mais preparado para instabilidades financeiras. E vale destacar que fazer esse controle só com anotações e planilhas pode não ser o suficiente.

Assim, apontamos a seguir algumas práticas de controle financeiro do escritório de advocacia fundamentais para que os rumos do escritório estejam nas mãos dos gestores.

Avalie e defina um orçamento inteligente

O controle financeiro do escritório de advocacia depende, inicialmente, de avaliar qual o cenário atual das finanças. Avalie se as despesas pessoais estão separadas das despesas do escritório, estabeleça pró-labore de sócios para evitar a perda do controle financeiro, avalie os custos fixos e variáveis (despesas operacionais, tributos etc.). 

A partir da avaliação, você terá um panorama da saúde financeira do escritório e poderá traçar um orçamento real. Não se esqueça de que um orçamento inteligente prevê uma verba para emergências, algo importante para lidar com imprevistos, como instabilidades no mercado financeiro.

Controle o fluxo de caixa

Um bom controle de fluxo de caixa envolve o registro das previsões de entrada e saída, modelos de precificação dos serviços, acompanhamento de custas processuais, recebimento de honorários advocatícios e muito mais. 

Essa medida é fundamental para o controle financeiro do escritório de advocacia, pois possibilita ter uma visão completa das finanças e visibilidade das informações financeiras.

Defina objetivos e metas

Definir objetivos e metas e, a partir deles, traçar um plano de ações para atingi-los, é uma ação fundamental para o planejamento de um negócio. No controle financeiro do escritório de advocacia, eles têm muita importância, porque ditam os caminhos dessa gestão. 

Você quer expandir o negócio, aumentar honorários advocatícios ou a primeira meta é diminuir custos? Seja qual for, defina uma meta (que possui um prazo para conclusão) para saber exatamente para onde seu escritório está indo.

Tenha um software jurídico com módulo financeiro

Bons softwares jurídicos, como o Lawyer, possuem um módulo dedicado para a gestão financeira. No caso do módulo Financeiro do Software Jurídico Lawyer, é possível ter uma visão geral do plano de contas do escritório e fazer a gestão de fluxo de caixa, despesas fixas operacionais, honorários advocatícios, garantias judiciais, depósitos, cartela de clientes e muitos mais.

O grande destaque do módulo financeiro do Lawyer é a funcionalidade de Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), um relatório contábil que demonstra se as operações do escritório geram lucro ou prejuízo em determinado período de tempo.

Com essas informações, o gestor consegue realizar uma administração mais assertiva e baseada em dados e métricas (lucratividade, rentabilidade, liquidez corrente etc.), tendo maior controle financeiro do escritório de advocacia. Ele pode também emitir relatórios gerenciais para embasar suas decisões.

O controle financeiro do escritório de advocacia envolve orçamento bem definido, controle de fluxo de caixa e definição de metas. Com um software jurídico com módulo financeiro, como o Lawyer, o gestor consegue simplificar seu trabalho, ao mesmo tempo em que acessa informações valiosas para sua gestão.

Confira como o Lawyer auxilia na automatização de rotinas do escritório!

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais trouxe mudanças para qualquer pessoa física ou jurídica que trata tais dados. A rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos também foi afetada. Você sabe como eles ficam com a LGPD para advogados?

Afinal, os dados e as informações pessoais que são tratadas no meio jurídico dizem respeito a diversos stakeholders. A coleta, o processamento e o armazenamento de dados são impactados pela LGPD para escritórios. Por isso, a segurança de dados para advogados se tornou um tema tão importante.

Veja a seguir as principais mudanças no uso de dados que a LGPD para advogados trouxe!

Como a LGPD muda a rotina dos escritórios?

Os prestadores de serviços jurídicos já estão passando por um processo de adequação à LGPD há algum tempo. Esse processo demanda planejamento, tempo e investimento em vários aspectos, principalmente a segurança de dados para advogados. 

E não importa se são escritórios de advocacia, advogados autônomos, departamentos jurídicos internos privados ou públicos. 

Todos devem obedecer à LGPD para advogados, especialmente quanto aos princípios que ela defende, como consentimento, finalidade, necessidade e adequação. Afinal, todos fazem operações de tratamento de dados de clientes, parceiros, associados, colaboradores e outras pessoas. 

Proteção ao titular dos dados

A lei veio para dar mais proteção ao usuário. Isso significa que os titulares dos dados passam a ter maior controle sobre essas informações. É possível pedir o fornecimento dos dados, a atualização, a retificação e a portabilidade. 

Ao mesmo tempo, o escritório deve coletar somente os dados estritamente necessários (princípio da minimização da coleta) e utilizá-los somente para a finalidade específica (princípio da finalidade), que deve ser informada ao usuário. 

Dessa forma, para minimizar os riscos da não conformidade, é preciso modificar a rotina dos escritórios em direção a uma cultura de privacidade e proteção de dados.

Padrões elevados de proteção de informações dos clientes

Esse reforço na cultura de privacidade e na segurança de dados do escritório tem uma razão simples de ser: os escritórios controlam e processam dados de clientes que, em muitos casos, são de enorme relevância. Alguns, inclusive, se constituem como segredos.

Por isso, a LGPD para escritórios é ainda mais essencial. Coleta, armazenamento, gestão de informações dos clientes, efetiva utilização e descarte seguro de documentos físicos e eletrônicos passam a ter maior importância.

Uma mera pesquisa legal envolve coleta de dados. O mesmo acontece com o envio de newsletter, que demandam consentimento inequívoco dos destinatários. Até o trabalho de pesquisa precisa estar em conformidade com a LGPD para advogados.

Tudo isso demanda padrões elevados de proteção da informação. Na prática, será preciso rever condutas, procedimentos, e políticas de segurança para ter mecanismos mais eficazes para mitigar o risco da violação de dados.

Como se adaptar com a LGPD para advogados?

A primeira forma de se adequar à LGPD para advogados é fazer um mapeamento de dados tratados para entender os riscos e saber se a forma como eles são utilizados está de acordo com a lei.

Em seguida, é de suma importância elaborar e revisar políticas de segurança da informação, que incluem a privacidade de website, o home office, a privacidade de empregados e outros pontos. 

Baseando-se nisso, é preciso construir um plano de resposta a incidentes, de forma a garantir a minimização dos riscos em um incidente de segurança.

A seccional da OAB do Rio Grande do Sul lista algumas práticas interessantes para uma mudança em direção à conformidade com a LGPD para advogados. São elas:

• Solicitar à equipe de TI que reavalie a segurança dos sistemas utilizados, monitorando riscos e ameaças para evitar incidentes, como vazamentos e acessos indevidos, especialmente considerando o trabalho remoto;

• Criar canal de comunicação para receber solicitações dos titulares de dados, mantendo um processo básico de controle para responder a todos os questionamentos e garantir a transparência na relação com stakeholders;

• Revisar contratos com clientes, colaboradores, fornecedores e terceiros para garantir a conformidade das cláusulas com a LGPD para advogados, inclusive com normas de adesão à política de confidencialidade;

• Nomear um Encarregado (Data Protection Officer – DPO) para ser a comunicação entre o escritório de advocacia (controlador), os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);

• Capacitar os profissionais a respeito de segurança da informação, privacidade e proteção de dados, promovendo a política de segurança e a cultura de proteção de dados internamente;

• Implantar uma política de acesso às informações mantidas em arquivos e no software jurídico, com revisão periódica de senha e de controle de acesso aos processos jurídicos e arquivos físicos.

A LGPD para advogados demandará dos escritórios maior rigor em suas políticas de segurança. A mitigação de riscos e vulnerabilidades é somente uma das práticas. Ter o melhor, adequado à lei, é inclusive um grande passo.

Conheça o melhor software jurídico!

Internet das Coisas, realidade aumentada, jurimetria, blockchain, machine learning. Esses termos já estão inseridos em nossa rotina, mas não dizem respeito à Advocacia 5.0. São inovações provenientes da Sociedade 4.0 (e da Advocacia 4.0), que terão seus impactos potencializados na Sociedade 5.0.

Leia mais

Os softwares jurídicos estão se tornando cada vez mais presentes na rotina dos profissionais de Direito. Essa procura busca dinamizar e automatizar atividades rotineiras de bancas e departamentos jurídicos, além de auxiliar na gestão dos processos jurídicos. Assim, essa tecnologia é uma grande aliada na hora de administrar as ações judiciais.

Nós estamos trabalhando na área jurídica de um país que aparece em 30º lugar como o judiciário mais lento entre 133 países, segundo o Banco Mundial. Neste cenário, torna-se cada vez mais inaceitável protelar e/ou perder as sentenças por falta de organização e agilidade. Mas temos uma boa notícia: esses problemas são resolvidos com a implantação de um software jurídico. 

Pensando em facilitar a rotina dos negócios jurídicos, a Alkasoft valoriza a opinião dos seus clientes para criar versões cada vez mais práticas e completas de seu software jurídico Lawyer e de suas funcionalidades.

Saiba mais sobre como o software jurídico pode ajudar com a gestão dos processos jurídicos e como o Lawyer funciona para esta abordagem.

Como um software jurídico fornece um plano geral de gestão dos processos jurídicos

Os softwares jurídicos são comumente relacionados a funções administrativas e financeiras de escritórios e departamentos jurídicos. Quando ainda não estávamos inseridos na Transformação Digital, a ferramenta tinha como principal função exatamente essa organização.

No entanto, estamos em uma era digital, em que a troca de informações é rápida. Diariamente, lidamos com um enorme volume de informações processuais. A organização não basta, motivo pelo qual as legaltechs aprimoraram seus softwares.

Além das tarefas administrativas (relacionamento com o cliente, gestão de pessoas, delegação de atividades, gestão financeira etc.), eles realizam a gestão dos processos jurídicos. Isso inclui captura de andamento processual, controle de prazos, compartilhamento de agenda e muito mais.

A seguir, conheça como o Lawyer atua na gestão das ações judiciais.

O Lawyer e a gestão dos processos jurídicos

Por meio do Lawyer, gestores de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos podem acompanhar, de forma facilitada, todas as etapas das suas ações judiciais. 

A ferramenta oferece funcionalidades capazes de otimizar a gestão dos processos jurídicos. Por exemplo: você pode conferir os prazos de cada um dos seus processos, mas também distribuir tarefas sobre cada ação aos advogados envolvidos nos casos.

Com o Lawyer Eleven, é possível conferir todas as suas informações a partir de qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet. Essa gestão de ações judiciais facilitada só é possível com o software jurídico da Alkasoft porque todos os dados ficam disponíveis na nuvem. Dessa forma, eles podem ser acessados de qualquer lugar, bastando a utilização de uma senha de acesso.

De acordo com o Gerente Executivo da Alkasoft, Fernando Maurilio Bento, cada etapa da sua ação judicial poderá ser programada, acompanhada e resolvida com o software Lawyer Eleven. Ele aponta 3 etapas da gestão dos processos jurídicos: prognóstico, previsão de receita e etapas planejadas.

1. Prognóstico

A primeira etapa da gestão dos processos jurídicos no Lawyer é o Prognóstico. Com essa função, é possível gerar relatórios utilizando as ações judiciais passadas do seu escritório. Com isso, segundo Bento, os advogados conseguem ter acesso a cada ação perdida e avaliar os erros que foram cometidos.

Essa função possibilita uma reflexão sobre o padrão de trabalho dos advogados e garante a oportunidade de comparar os acertos e as falhas. Isso gera para o seu escritório uma eficiência e uma competitividade maior, porque aprimora alguns pontos da gestão das ações judiciais.

Com esses dados, o software jurídico gera informações que possibilitam elencar quais ações judiciais têm mais chances de ganho, o que pode resultar em uma melhor gestão do tempo dos advogados do seu escritório. 

Afinal, com os dados disponibilizados através dos relatórios do Lawyer, os seus advogados podem focar os seus esforços em ações mais complexas e otimizar o seu tempo. Isso também contribui diretamente para a tomada de decisão.

2. Previsão de receita

Quando o gestor do escritório de advocacia ou do departamento jurídico consegue ter uma noção de quais ações judiciais terão resultado positivo, ele consegue também prever os ganhos que a organização poderá ter com cada uma de suas ações judiciais. 

Dessa forma, o setor financeiro pode ser controlado e traçar metas a partir de projeções mais certeiras.

3. Planejamento de etapas

Todas essas possibilidades do software jurídico Lawyer não teriam sentido se o seu escritório perdesse algum prazo das suas ações judiciais. Pensando nisso, a Alkasoft desenvolveu o módulo Agenda.

Com essa funcionalidade, você consegue ter o controle de todos os prazos, datas e pessoas envolvidas em cada etapa de cada uma das suas ações judiciais. Quando uma audiência está agendada, o software encaminha e-mails de alerta para todos os profissionais e clientes envolvidos para que nenhum prazo seja perdido.

A partir da automatização dos prazos e das informações das ações judiciais, os compromissos de cada ação são determinados pelas atualizações do processo. Essas atualizações também ficam disponíveis no software e vão, aos poucos, formando um relatório. Ao final do processo, esse relatório continuará disponível para acesso e consulta.

Resumindo as etapas da gestão dos processos jurídicos, temos:

1. Prognóstico: geração de relatórios sobre ações passadas para avaliar o padrão de trabalho dos profissionais e aprimorá-los, bem como para elencar as melhores chances de êxito;
2. Previsão de receita: ao saber potenciais ações judiciais com resultado favorável, é possível estimar a receita;
3. Planejamento de etapas: confere a possibilidade de controlar todos os prazos relativos às ações judiciais.

Utilizando esse conjunto de funcionalidades do software jurídico Lawyer, o seu escritório ou departamento jurídico conseguirá controlar cada detalhe das suas ações judiciais, ganhando tempo e agilidade e conquistando a confiança dos seus clientes. Sua gestão dos processos jurídicos, sem dúvidas, será bem mais eficiente.

Gostou deste conteúdo? Então veja outros textos de interesse do meio jurídico no nosso blog, confira materiais gratuitos disponíveis em nosso site e aproveite para acessar uma demonstração gratuita do nosso sistema.

Mapear processos do escritório de advocacia é fundamental para garantir a produtividade das equipes. É uma das tarefas importantes na gestão dos processos jurídicos, a propósito.

Somente com essa análise minuciosa é possível identificar gargalos que devem ser corrigidos. É, também, a partir do mapeamento que os gestores jurídicos conseguem traçar as melhores estratégias para o crescimento do negócio.

No entanto, nota-se, ainda, uma grande dificuldade dos profissionais nesse processo e, consequentemente, na gestão dos processos jurídicos.

Pensando nisso, listamos 4 passos – e uma dica especial – para que você não tenha dificuldade em mapear os processos do escritório de advocacia. Confira!

Leia mais

A gestão do tempo na advocacia é uma prática de fundamental importância para a eficiência da atividade. A rotina dos profissionais está cada dia mais corrida. Sem um bom planejamento, é impossível fazer tudo com a dedicação devida e necessária.

Leia mais