Cartórios armazenam um grande volume de informação e documentos diariamente. Por esse motivo, ter um processo automatizado para organizá-los é fundamental para manter o trabalho mais ágil e dinâmico, acelerando a emissão de diversos documentos, inclusive da certidão imobiliária. Além disso, por ser um trabalho que exige muita atenção e prevê o acúmulo de documentos, é recomendável que os cartórios utilizem um software específico para o seu armazenamento.

Utilizar um software desenvolvido especialmente para essa finalidade significa ter processos mais organizados, rápidos, transparentes e, claro, com mais segurança em relação aos documentos armazenados. Com os processos automatizados, toda a equipe de gestores e colaboradores passa a ter mais tempo para desenvolver outras funções.

O que levar em conta na hora de automatizar a emissão de uma certidão imobiliária?

Quando o processo de emissão de documentos deixa de ser totalmente manual, a agilidade na emissão de uma certidão imobiliária aumenta. Com o apoio da tecnologia, também há menos chances de possíveis erros acontecerem. Assim, a consequência de um atendimento mais rápido e eficiente em relação à emissão da certidão imobiliária é que a satisfação com o atendimento do cartório se torna muito maior.

No entanto, na hora de escolher um software específico para cartórios é importante levar em consideração algumas características essenciais, já que esses pontos serão importantes para trazer ainda mais agilidade aos processos de emissão de certidão imobiliária.

Confira os principais aspectos que você deverá ponderar antes de adquirir um software especializado para cartórios:

1. Controle de documentação e de protocolos

O volume de documentos que circulam em um cartório é grande. Por isso, é muito importante que o software escolhido ajude no controle das demandas do seu cartório, auxiliando com o cumprimento de prazos e também com o registro das pessoas envolvidas em cada processo oferecido. Dessa forma, será possível para o seu cartório reduzir tempo para a execução das tarefas do dia a dia e, consequentemente, melhorar a produtividade das suas equipes.

2. Facilidade de uso e segurança de dados

É importante escolher uma ferramenta completa, que seja intuitiva de usar e que possa ser instalada no próprio cartório. A segurança na gestão de dados também é um item importante para ser observado, afinal, os documentos gerados no seu cartório são comprovantes legais e precisam ter sua confidencialidade preservada e garantida.

3. Integração com outros sistemas

Além dos pontos citados, vale ressaltar como a integração do software para cartórios com outros sistemas relacionados ao seu dia a dia é fundamental. Com um software que permita essa integração, o cartório passa a ter integração completa das informações que foram cadastradas nesse sistema com as centrais de registro de dados e, dessa forma, conseguirá atender às obrigatoriedades dos órgãos relacionados à sua atividade.

Pensando em melhor atender os cartórios e suas rotinas, inclusive facilitar a emissão da certidão imobiliária, a Alkasoft disponibiliza no mercado o CART Imóveis. Confira, a seguir, quais são os principais diferenciais do nosso sistema.

Confira os principais benefícios do CART Imóveis

O CART Imóveis faz parte do Sistema CART, um conjunto de softwares desenvolvidos especialmente para agilizar os processos e melhorar o atendimento nos cartórios.

O CART Imóveis integra os 5 livros utilizados nos cartórios e não requer a inclusão de todo o passado registrário para começar a funcionar. Além disso, a nossa solução dispõe de módulos adicionais para a digitalização de imagens (Cart Scan), acesso às informações via Internet (Cart Web) e cópia de segurança dos dados do cartório (Alkabackup).

Outras funcionalidades opcionais do CART Imóveis:

• CART Scan: digitalização de matrículas, registros auxiliares, títulos e certidões do cartório;
• CART NF-e: emissão e remessa automatizada do Recibo Provisório de Serviços (RPS) para as prefeituras a fim de gerar a NF-e;
• CART Indexação: indexação de documentos digitalizados de forma rápida e segura para pesquisas;
• CART Web: portal de acesso para disponibilização aos clientes da serventia;
• Alkabackup: protege, recupera e armazena cópias atualizadas da base de dados do cartório em ambiente seguro. Foi desenvolvido para atender às demandas estipuladas pela Recomendação nº 9, de 7 de março de 2013, e pela Recomendação nº 11, de 16 de abril de 2013, que dispõem sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança por parte dos responsáveis pelas serventias do serviço extrajudicial de notas e de registro.

Agora você já entendeu como a automação no processo de emissão de certidão imobiliária pode otimizar e agilizar os processos no cartório, tornando o dia a dia mais produtivo.

Deseja saber mais sobre esse assunto? Descubra mais informações sobre o Cart Imóveis, da Alkasoft, e seja bem-vindo à revolução digital nos cartórios!