O armazenamento de dados do escritório de advocacia pode ser um trunfo para a gestão, mas isso depende se ele está sendo feito de forma segura. 

Quando não há proteção de dados de advogados, estamos diante de potenciais problemas graves. Afinal, perder documentos importantes ou ser vítima de ataques cibernéticos pode acabar com a reputação de um escritório. 

Com a recente sanção da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), o assunto ganhou ainda mais importância. Afinal, a lei exige mudanças e adaptações de todas as organizações. 

A partir de então, é preciso reforçar a segurança de dados e adotar políticas mais transparentes sobre uso, coleta e armazenamento.

Veja, a seguir, alguns pontos para você ficar de olho sobre o armazenamento de dados.

Como fica o armazenamento de dados do escritório com a LGPD?

A LGPD, conforme seu artigo 1º, “dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado”. 

O objetivo da lei é “proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.

Mas o que é tratamento de dados pessoais? É qualquer procedimento realizado por uma empresa que envolve a utilização de dados pessoais. Isso inclui coleta de dados, classificação, processamento, dentre outras práticas, inclusive o armazenamento.

Por isso, o armazenamento de dados do escritório é diretamente afetado pelo advento da lei. O primeiro passo é obedecer aos princípios da LGPD, que são: finalidade, necessidade, adequação, livre acesso, consentimento, entre outros. 

Na prática, significa que, para armazenar os dados pessoais, o escritório deverá obter o consentimento do titular, realizar o tratamento desses dados para um propósito legítimo, específico e explícito (informado ao titular), de forma adequada e apenas para a realização de sua finalidade.

E não para por aí. É preciso tratar os dados do escritório junto com um profissional de TI para garantir sua segurança.

A aliança do advogado com o profissional de TI

O artigo 46 da LGPD traz as medidas preventivas necessárias para que o tratamento de dados pessoais se dê de maneira correta. Ele diz:

Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Tais medidas dependem diretamente de um profissional de TI. A presença de um profissional de segurança da informação no escritório de advocacia é importante para a adoção de um plano efetivo de segurança adequado à LGPD.

Ele será responsável por construir um mapa de dados sensíveis e dos atuais níveis de proteção existentes não só no armazenamento de dados, mas em outras práticas. É fundamental ter um Mapa de Riscos de Tratamento de Dados Pessoais para compreender as lacunas de proteção.

Vale lembrar que o armazenamento de dados de advogados pode ser uma porta de entrada para ataques. Para evitar as multas que a LGPD impõe em caso de incidentes, toda a política de segurança de dados deve ser revisitada. 

Ações corretivas, como reestruturar os acordos de confidencialidade e as políticas de armazenamento também devem ser adotadas pelo escritório de advocacia. 

Qual a tecnologia utilizada para armazenamento de dados?

A transformação digital chegou e modificou todas as relações sociais. No Direito, não é diferente. Por isso, pensar no armazenamento de dados do escritório de advocacia que não seja feito em meios digitais é um erro.

Quem é mais tradicional provavelmente usa servidores ou dispositivos de armazenamento. Entretanto, a tecnologia mais segura e mais utilizada atualmente é o armazenamento em nuvem (cloud computing). 

Esse armazenamento de dados de advogados se destaca pela capacidade, que pode ser ampliada conforme a demanda, pelo ótimo custo-benefício e pela praticidade.

Felizmente, há alguns bons softwares jurídicos que possuem o armazenamento de dados em nuvem. É o que acontece no seu escritório de advocacia? 

Qual a frequência de backup de arquivos?

Outro ponto que merece atenção quando o assunto é segurança de dados do escritório é o backup. Essa prática é o que resguarda a disponibilidade da informação para a empresa e para seu titular. E, no universo do Direito, é fundamental.

Os dados de um escritório de advocacia mudam com uma velocidade enorme. Basta uma atualização processual para dezenas de documentos novos serem incluídos no sistema. 

Junto com os recentes dados do escritório, vêm a edição dos antigos, a modificação de uma peça e outras práticas. Se o escritório não realiza um backup dos arquivos com frequência, corre o risco de perdê-los em algum incidente.

E qual a frequência ideal do backup de arquivos? Depende da demanda de cada escritório, mas certo é que, diariamente, há novas informações. 

É compreensível pensar no trabalho que daria realizar backup de arquivos manualmente, por isso, é importante contar com uma solução que faça o backup automaticamente, como é o caso do software jurídico. Seus arquivos sempre estarão atualizados nele.

Você utiliza software jurídico?

Para que os dados do escritório sejam bem geridos e atendam aos preceitos da LGPD, é preciso adotar práticas preventivas no tratamento de dados. Como apontamos, a presença de um profissional de TI é fundamental para a segurança da informação.

Mas há uma saída mais conhecida quando o assunto é dados de advogados: o software jurídico. 

Se o armazenamento de dados do escritório não utiliza tecnologia atual, suas informações não estão seguras. Se você não realiza o backup de arquivos periodicamente, pode perder dados a qualquer momento. 

O software jurídico chega para resolver todos esses problemas e ainda tornar o armazenamento de dados do escritório seguro.

Em primeiro lugar, basta a conexão com a internet para que qualquer modificação feita seja atualizada no sistema. Se estiver conectado, o profissional pode acessar o software de onde estiver. Os dados estão armazenados na ferramenta e são disponibilizados em tempo real.

Quando se fala de armazenamento de dados online em um escritório de advocacia, o software jurídico aparece como a melhor opção. 

As informações relevantes para suas práticas jurídicas (contato de clientes e fornecedores, agenda, documentos processuais, dados de cobrança e faturas, dentre outros) estão sempre à disposição.

Caso ocorra algum incidente, eles não serão afetados, e você terá todas as informações na ponta dos dedos. Por ser uma prática segura, atende também aos preceitos da LGPD.

Com um bom software jurídico, o escritório de advocacia pode realizar uma gestão mais otimizada em todos os aspectos. Isso reflete positivamente no armazenamento de dados do escritório, pois confere ao gestor medidas práticas e preventivas quanto à segurança da informação, como preceitua a LGPD.

É fundamental, portanto, que se adote um software já adequado aos mandamentos da lei. Assim, além de estar em conformidade, o gestor pode acessar informações cruciais para uma tomada de decisões mais fundamentada. Você não quer correr riscos, não é mesmo? Conheça já uma solução inovadora para seu escritório!