O trabalho remoto ou home office está em alta nos últimos tempos. No Direito, ele já faz parte da rotina de vários órgãos públicos. Recentemente, o escritório digital também passou a se destacar como forma de trabalho de muitos advogados. No entanto, como montar um escritório de advocacia virtual sem o auxílio de ferramentas?

Existem soluções que conseguem fazer com que as equipes mantenham um fluxo de trabalho eficiente mesmo sem um espaço físico. Se os processos internos estão coerentes, a produtividade e o resultado final são garantidos. Essas são algumas das vantagens de utilizar essas ferramentas no processo inicial de montar um escritório digital. E falaremos, a seguir, sobre 4 ferramentas que auxiliam em trabalhos remotos. Confira!

#1 Slack

O Slack é uma ferramenta online que unifica mensagens e envio de documentos entre profissionais. Em um escritório digital, os advogados precisam se comunicar entre si e com os demais colaboradores. Mesmo que exista WhatsApp e e-mail, cada um desses meios de comunicação possui um ponto forte específico para que haja um fluxo eficiente de informações. Enquanto o WhatsApp possibilita conversas rápidas privadas e em grupos, o e-mail é melhor para enviar documentos.

Mas é possível centralizar essa comunicação apenas com o Slack. Uma de suas funcionalidades é o trabalho em canais. Além de poder conversar apenas com uma pessoa (direct messages), é possível se dirigir a um grupo específico do escritório (#channel) ou a todo o escritório (#general).

Outra grande facilidade que a ferramenta traz para o escritório digital na advocacia é que ela funciona no computador e no smartphone. Precisou de uma cópia do processo? Mande uma mensagem para o estagiário que está no fórum e aguarde ele enviar de volta.

#2 Trello

O Trello é uma ferramenta muito interessante que utiliza a metodologia Kanban. É, assim, um gerenciador de projetos que organiza e otimiza o trabalho do escritório digital. A solução faz isso por meio de quadros, listas e cartões. Cada projeto pode ser priorizado de um jeito flexível e eficiente.

De forma simples, as tarefas são organizadas em “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Basta arrastar o cartão para o próximo quadro assim que o responsável terminar sua etapa. Em cada tarefa, há uma indicação de quem deve executá-la. Cada profissional do escritório digital tem acesso ao quadro pelo computador ou pelo aplicativo de celular. Assim, todos têm visibilidade sobre o fluxo de tarefas, estimulando a colaboração entre a equipe e a produtividade.

#3 Ferramentas de videoconferência é fundamental para escritório digital

Microsoft Teams, Zoom Meetings, Skype, Google Hangouts. Existem inúmeras ferramentas de videoconferência para você utilizar em seu escritório digital. Elas se diferem pela capacidade e pelo preço. 

No Zoom, é possível fazer reuniões com até 500 participantes e webinars com 10 mil pessoas. Basta enviar o convite via e-mail ou link para os interessados. Já o Google Hangouts é gratuito, mas tem a limitação de até 10 pessoas. No Microsoft Teams, o plano gratuito suporta videoconferências com até 250 pessoas, além de oferecer 10 GB de arquivos por equipe e 2 GB por usuário.

Pesquise a melhor opção para sua realidade e, se precisar, invista recursos em um bom equipamento de vídeo. Assim, suas videoconferências com a equipe e com os clientes será mais profissional.

#4 Sistemas em nuvem

Como montar um escritório de advocacia virtual sem utilizar sistemas de gestão baseados em nuvem? O software jurídico é uma das ferramentas mais essenciais para um escritório digital, pois organiza a rotina e os processos internos. 

Suas funcionalidades abrangem tarefas administrativas e operacionais, como compartilhamento de agenda, delegação de atividades, gestão financeira, gestão de pessoas, controle de prazos, relacionamento com o cliente entre outras. 

E por que ter um sistema em nuvem? Os softwares baseados em nuvem podem ser acessados de qualquer lugar, algo fundamental para um escritório digital. Além disso, aumentam sua capacidade de armazenamento e processamento conforme a demanda.

Para montar um escritório digital na advocacia, é preciso utilizar as ferramentas corretas. O advogado que escolhe boas soluções, como o software jurídico em nuvem, consegue acompanhar as inovações do mercado e se manter competitivo. Conheça já as funcionalidades do Lawyer e veja como o software pode ajudá-lo!