Metodologia ágil para advogados, assim como para outros profissionais, é um conjunto de modelos de gestão baseados em maior liberdade e menos hierarquia. Elas desconstroem as estruturas rígidas e hierárquicas para substituí-las por autonomia na condução dos processos. Em outras palavras, é um tipo de gestão em que há uma abordagem de mínima intervenção no gerenciamento de projetos.

Para que essa metodologia dê certo, é de fundamental importância que os agentes envolvidos entendam a proposta. Quando isso acontece, a descentralização promove alto engajamento e maior motivação, pois todos participam ativamente dos projetos.

E como é a aplicação da metodologia ágil para advogados? É uma das estratégias de gestão que traz resultados?

Como as metodologias ágeis podem ser aplicadas na advocacia?

Um escritório de advocacia ou um departamento jurídico também podem usufruir de um modelo horizontal de gestão. A descentralização é uma grande aliada da agilidade na tomada de decisões e da maior produtividade. No entanto, é fundamental que haja um acompanhamento próximo para ter entregas melhores a todo o momento.

Para garantir a efetividade da metodologia ágil para advogados, há algumas ações que o gestor deve adotar:

1. Fazer reuniões diárias: aliadas da gestão do tempo, as daily meeting são realizadas em pé e duram no máximo 15 minutos. No encontro, cada equipe reporta o que foi feito no dia anterior e o que será feito nas próximas horas. Também pontuam erros e avaliações. Além de promover a colaboração, todos têm ciência do que está sendo feito por outras equipes.

2. Fazer reuniões semanais de planejamento: a metodologia ágil para advogados depende também de planejamento, o que é feito na reunião semanal. Assim, é possível monitorar e documentar o desempenho das equipes, bem como pensar nas tarefas individuais e coletivas que cumprirão a meta da empresa. 

3. Definir OKRs (Objectives and Key Results): os OKRs, que devem estar de acordo com a visão do escritório ou departamento, são utilizados para o acompanhamento das metas. Eles podem abranger indicadores financeiros, quantidade de processos finalizados, feedback dos atendimentos e outros.

4. Utilizar tecnologia: os sistemas para advogados e as ferramentas baseadas em IA podem otimizar os processos internos. Elas dão ao gestor maior controle sobre prazos e tarefas, além de aprimorar a colaboração, a transparência e a eficiência do serviço.

Exemplo prático

Vamos a um exemplo prático dessa gestão para advogados. Imagine que uma equipe do escritório possui 15 dias para realizar 3 grandes tarefas: entregar os relatórios de gestão do escritório, concluir as alegações finais de um processo de sonegação fiscal e elaborar um contrato para um cliente.

Ela pode criar 5 ciclos de 3 dias. No fim do 1º ciclo, ela entregará o relatório financeiro do escritório e revisará a jurisprudência aplicável ao caso de sonegação. No fim do 2º ciclo, entregará o relatório de gestão de pessoas e revisará a doutrina do processo. E assim por diante. A cada ciclo, há pequenas entregas que, no final dos 5 ciclos, perfazem o resultado final.

Quais as vantagens da metodologia ágil para advogados?

Na gestão para advogados, é preciso cumprir uma série de procedimentos para que o fluxo de trabalho seja fluido. Ao receber uma demanda de um cliente, por exemplo, é preciso colher informações e documentos do caso, pesquisar doutrina e jurisprudência aplicável, elaborar um documento jurídico e revisá-lo, até que a demanda seja concluída. 

Se a rotina é estruturada de forma inadequada, os gargalos aparecem e podem ocasionar atrasos. Para evitar esse tipo de problema, a metodologia ágil para advogados é uma ótima opção. Esse tipo de gestão, como apontamos, é baseado na autonomia das equipes na condução dos projetos. E é do seu conceito que saem suas principais vantagens, que são:

• Alinhamento das equipes: um escritório ou departamento jurídico pode ser dividido em diversas áreas. Elas devem manter uma boa comunicação entre si para alcançar as metas propostas, e isso é mais fácil com a metodologia ágil para advogados. Essa gestão facilita o alinhamento das equipes.

• Horizontalidade no planejamento: ainda que exista um responsável pela gestão do projeto, a metodologia ágil é mais flexível e horizontal. Isso significa que as equipes são autogerenciadas e podem se organizar sem interferência externa. 

• Maior produtividade: com boa comunicação, organização, e delimitação de responsabilidades e prazos de cada profissional, a equipe se torna mais produtiva nas entregas. 

Um importante pilar da metodologia ágil para advogados é descentralizar a tomada de decisões, permitindo que os profissionais atuem com maior liberdade. Para que eles tenham maior produtividade e organização em seus projetos, o uso de um software jurídico é essencial. Dessa forma, as tarefas repetitivas são automatizadas e eles fazem uma melhor gestão do tempo, atuando em atividades estratégicas. 

Como você aplica a metodologia ágil em seu negócio jurídico?