Você sabia que o uso de um software para escritório de advocacia faz parte das medidas que conduzem o negócio para a chamada Advocacia 3.0? Aliados ao software, mudança de mindset na gestão, o marketing jurídico e a produtividade propiciam a alta performance do escritório. Mas o que deve ser considerado na hora de escolher esse tipo de ferramenta?

Pense nas suas necessidades

O primeiro passo para escolher um software para escritório de advocacia é saber quais são os maiores desafios do seu negócio. Em outras palavras, é pensar na resposta para algumas questões, como “a ferramenta agregará valor à rotina?” ou “ela auxiliará no dia a dia?”.

Veja alguns pontos cruciais que podem comprometer as atividades do escritório:

• Controle de prazos;

• Gestão de tempo (influencia diretamente na perda de prazos);

• Gestão financeira (honorários e despesas fixas e eventuais);

• Gestão de pessoal;

• Organização de rotinas e processos;

• Prospecção e relacionamento com clientes;

• Produtividade.

A partir do momento em que o gestor entende seus maiores desafios, sabe qual seu objetivo principal ao contratar um software para escritório de advocacia. A maior deficiência é no controle de processos ou no relacionamento com o cliente? Com essas informações, ele tem argumentos para escolher a melhor ferramenta, pois sabe exatamente o que precisa.

Escolha os módulos essenciais do software para escritório de advocacia

Com a definição dos objetivos, a partir da análise das necessidades, o responsável por contratar um software para escritório de advocacia deve escolher quais são os módulos essenciais que integrarão a ferramenta. Essa etapa é importante, pois diminuirá os custos gerais na contratação. Afinal, se a gestão de pessoal já é eficaz, para que investir recursos neste módulo, que não se relaciona diretamente com o objetivo principal?

É realmente necessário ter o módulo de controle de horas de trabalho integrado com o módulo financeiro? Respondendo a perguntas desse tipo, é possível descobrir os módulos essenciais e as funcionalidades necessárias para desenvolver determinada tarefa.

Para auxiliar na escolha, saiba que os módulos essenciais de um software para escritório de advocacia são: organização de clientes e relacionamento (módulo pessoas), acompanhamento processual, controle de prazo e delegação de tarefas (agenda), gestão financeira e relatórios.

Escolha um software online e seguro

Na hora de escolher um software para escritório de advocacia, você deve optar por uma ferramenta que forneça segurança para os dados armazenados e acessibilidade online. Já existem sistemas baseados em nuvem que são ótimas opções. Seus fornecedores são os responsáveis por guardar as informações em servidores próprios mediante criptografia, o que confere segurança e proporciona backups periódicos.

Quanto à acessibilidade, é importante que o software possa ser acessado de qualquer lugar, bastando conexão à internet. Conferir mobilidade aos advogados é fundamental para melhorar a gestão de tempo.

Compare antes de contratar

Muitos softwares jurídicos têm funcionalidades semelhantes e boas revisões de clientes. Diante desse possível impasse, o melhor a se fazer é comparar as ferramentas antes de contratá-la. Qual sistema mais se aproxima das suas necessidades? Qual atende melhor a seu objetivo primordial, que o fez contratar o software?

Veja como cada uma presta suporte do sistema, qual a efetividade das funcionalidades necessárias e outros pontos relevantes.

Procure o feedback de clientes

Caso você conheça algum colega que utilize o software para escritório de advocacia que está interessado, vale a pena perguntá-lo sobre o funcionamento, o custo-benefício e se as expectativas foram atendidas. É importante fazer essa sondagem antes de contratar o serviço, porque há muitas empresas que prometem funcionalidades, mas não prestam um bom atendimento nem atendem às necessidades.

É com essa pesquisa que o gestor terá uma noção de qual o valor realmente ofertado pelo software e como é o relacionamento com o prestador de serviço – esse é um fator essencial na hora de optar por uma ou outra ferramenta.

Na hora de contratar um software para escritório de advocacia, pense nas suas necessidades e no objetivo. Assim, conseguirá escolher, dentre as opções seguras, aquele que possui módulos que melhor atendam ao seu negócio.

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