Com a evolução tecnológica, os trabalhos registral e notarial se tornaram mais simples, convenientes e transparentes. O uso de um software para cartório permitiu diminuir brechas, evitar erros e solucionar problemas causados pelo registro manual de documentos e informações.

Diante de inúmeras facilidades e benefícios, os sistemas para cartórios têm se popularizado cada vez mais, permitindo digitalizar, armazenar e imprimir documentos facilmente. O registro eletrônico simplificou o processo de fornecer provas e facilitar transações, prevenindo práticas ilegais.

Para inserir seu cartório nesse cenário, conheça, a seguir, as principais características de um bom software para cartório.

3 pontos essenciais de um bom software para cartório

1. Digitalização de documentos

A papelada pode ser um grande problema, principalmente, quando se lida com os documentos de um cartório. Um único deslize, seja um erro ou um atraso no registro de um documento, e você pode se deparar com um longo conflito judicial.

Por exemplo, a armazenagem eletrônica de documentos comprova a venda ou a transferência de uma propriedade, mesmo que você perca o documento físico ou ele seja destruído. O fácil acesso aos registros permite, entre outras coisas, saber se uma pessoa tem o título e o direito da propriedade, ou se existe uma responsabilidade ou algum litígio em andamento antes de efetuar alguma transação.

Além disso, armazenar documentos digitais em algum lugar que vários funcionários podem acessá-los aumenta a eficiência do cartório. E se você não quiser dedicar dinheiro ou pessoal em um departamento de TI, a computação em nuvem é uma ótima solução. Assim, ao invés de usar seus próprios servidores de dados, você utiliza um software que armazena seus documentos em servidores remotos e acessíveis pela internet.

2. Proteção e acesso de dados

Antes de mudar seu cartório para um sistema eletrônico, é importante saber sobre a segurança da informação. Um bom software para cartório deve criptografar os dados, principalmente os mais importantes.

Também é fundamental que os clientes autorizados consigam ter acesso às informações e registrar solicitações via internet. Alguns softwares vão muito além quando o assunto é segurança, como é o caso do sistema Cart da Alkasoft. Ele está apto para implementar o selo digital por meio de QRCode, nos estados do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, garantindo mais transparência e segurança jurídica aos processos e ao cidadão.

E para prevenir a perda de dados, o software deve oferecer um sistema de backup. Por mais que pareça que você está seguro, seu cartório pode ser alvo de desastres naturais, ataques cibernéticos e até de má índole de funcionários. Dessa forma, manter um backup atualizado é a melhor maneira de se prevenir contra imprevistos como esses.

3. Automatização de processos

É comum que muitos funcionários passem a maior parte do seu dia de trabalho executando tarefas repetitivas e não tão produtivas. Um software de cartório automatiza muitos desses processos, o que eleva o fluxo de trabalho de suas equipes.

Isso permite que você utilize seus colaboradores de maneira mais eficiente e estratégica, podendo até mesmo acelerar os processos envolvidos. Esses sistemas podem executar as tarefas complexas para aumentar a eficiência do cartório, então, você não precisará contratar pessoal extra para alcançar seus objetivos.

Dessa forma, existem vantagens genuínas em adotar um software para o cartório e transformar arquivos em papel em dados digitais. Com essa precaução, é possível minimizar problemas, garantir a segurança das informações e, ainda, aumentar a produtividade do seu cartório.

E então, ficou interessado em adquirir um bom software para cartório? Fale conosco e solicite uma demonstração da nossa solução!