Estar com a disciplina do escritório em dia é uma tarefa difícil, mas de grande importância para os advogados. A organização de agenda e o cuidado com os prazos devem ter atenção redobrada, pois podem influenciar nos rumos de um processo e/ou da vida do seu cliente.

Credibilidade é essencial na advocacia e cumprir sempre com os prazos, sem atrasos, faz com que o trabalho seja sempre eficiente e visto como referência de profissionalismo e respeito ao cliente. 

Organizar os prazos e compromissos do seu escritório com a ajuda de uma agenda jurídica pode ser o primeiro passo para a modernização do seu escritório. Saiba mais sobre o tema ao ler este post.

Como a organização de agenda e a gestão de tempo podem ajudar seu escritório

O dia a dia em um escritório de advocacia é corrido e envolve atividades diferentes que devem ser executadas por uma mesma pessoa. Atualmente a rotina de um advogado é multitarefa, resolvendo diversos problemas e executando várias atividades ao mesmo tempo.

Fazer audiências, atender clientes, elaborar uma petição, só de ler já parece cansativo. E fazer isso tudo em um dia só? Sem a organização necessária, é uma missão quase impossível. Por isso a organização de agenda e a gestão de tempo são tão importantes. 

Mas por onde começar? Conheça algumas dicas de ouro:

1- Separe as tarefas a serem executadas

Para iniciar seu gerenciamento de tempo, primeiro você irá precisar fazer uma lista de todas as tarefas ou categorias de tarefas a serem executadas. Assim ficará mais fácil saber o volume de trabalho pendente a ser realizado por você ou distribuído na sua equipe.

2- Delegue funções

Isso mesmo! Você não precisa abraçar o mundo todo de uma vez só. Aprenda a delegar funções. Com a lista de tarefas elaborada na dica acima em mãos, divida todas em categorias e delegue as que você verificar que é possível.

3- Divida o dia em turnos e os compromissos por prioridades

Após definir as tarefas e delegar as que você pode, divida seu dia em horários e turnos, definindo suas prioridades. Escolha horários específicos para atividades que necessitem mais atenção e espalhe seus demais afazeres nos intervalos de seus compromissos, tais como reuniões e audiências.

Leia esse artigo no nosso Blog e saiba mais sobre gestão eficiente de tempo.

Organização de agenda: conheça os tipos de agendas disponíveis

Uma agenda integrada com as tarefas e atividades do escritório é a forma mais prática e mais eficiente de se organizar. Mas e qual o modelo que melhor irá suprir as suas necessidades? 

Vamos falar sobre cada uma delas e suas possibilidades de uso e assim você poderá escolher a que melhor se encaixa ao seu perfil de negócio.

Agenda de papel:

É a boa e velha agenda tradicional. Muitas pessoas ainda não se adaptaram ao digital e não abrem mão da sua agenda de papel. Nela você pode registrar todos os seus compromissos, mas estará preso àquele objeto.

Um exemplo, caso você queira delegar tarefas à sua equipe, você não irá conseguir encaminhar uma mensagem com um simples clique. Terá que solicitar que seu colega ou secretária coloque na sua própria agenda.

Você não será alertado de prazos e compromissos pela agenda de papel, somente tendo acesso a eles se abrir a agenda física para verificá-la. Por este e outros motivos é que a agenda de papel vem a cada dia sendo menos utilizada.

Agenda do Google:

Google Agenda é um exemplo de agenda digital que oferece diversas possibilidades e recursos. A agenda digital é uma ferramenta interessante pois possibilita o acesso a todas as informações, atividades e compromissos a qualquer momento e em qualquer lugar.

Atualmente com todas as possibilidades de trabalho, como o Home Office, por exemplo, a agenda digital é indispensável para uma gestão de tempo e organização de tarefas eficiente.

Agenda integrada no software jurídico:

Existem diversos softwares jurídicos que auxiliam nas funções e tarefas dos advogados, entre estas funcionalidades podemos citar a agenda integrada. Com a utilização de um software jurídico totalmente configurado para o seu modelo de negócio, os resultados tendem a ser cada dia melhores, com uma equipe mais organizada e eficiente. 

O software jurídico Lawyer Eleven possui a funcionalidade Agenda Fácil, que irá trazer maior agilidade aos seus processos, organização de tarefas e maior tempo de qualidade para o atendimento dos seus clientes.

Além disso, a agenda do Lawyer Eleven é integrada ao Google Agenda e ao Outlook, centralizando a informação do seu escritório em um só lugar e proporcionando um trabalho mais ágil e eficaz.

Quais os benefícios da agenda integrada a um software jurídico?

Ter um bom software jurídico é indispensável nos dias atuais. Com a rotina corrida, listas de tarefas, atendimentos e prazos a cumprir, ter a ajuda da tecnologia irá facilitar a gestão de tempo do seu escritório e a organização da sua agenda e da sua equipe.

A agenda fácil do Lawyer Eleven proporciona gestão eficaz para os processos jurídicos do seu escritório de advocacia. Com ela você poderá:

• Delegar funções dentro da sua equipe;
• Acompanhar o andamento das tarefas designadas;
• Eliminar conflitos de horários;
• Enviar alertas de tarefas, prazos e compromissos.

Com as diversas funções do software da Alkasoft, os profissionais do seu escritório vão conseguir sincronizar as suas agendas, compondo um calendário único para o escritório e mantendo a equipe coesa, cumprindo com todos os compromissos e garantindo que todos os prazos sejam finalizados dentro de sua data limite.

Ter uma rotina prática e organizada é o primeiro passo para que seu escritório possa prestar um serviço de excelência, Contar com uma agenda integrada ao software jurídico do seu escritório, disponível em qualquer hora e lugar, com apenas um clique, será um passo importantíssimo na organização e modernização do seu escritório.

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