De acordo com dados divulgados pelo World Bank Group, embora as cidades da América Latina apresentem níveis semelhantes à média global, sua produtividade é inferior à das cidades da América do Norte e Europa Ocidental. Relacionado a isso, outro estudo afirma que o brasileiro leva uma hora para fazer algo que o trabalhador norte-americano faz em 15 minutos. E, em meio a números como esses, é comum que quem passou em um concurso de cartório e trabalha ou trabalhará como tabelião ou oficial de cartório se pergunte: e como é a questão da produtividade do cartório?

Neste artigo, descubra mais sobre o tema e confira algumas dicas para elevar os índices de produtividade em sua serventia. Acompanhe a seguir.

O que é a produtividade do cartório?

Em uma conceituação bem simples, pode-se dizer que a produtividade é a quantidade de produção por trabalhador em um período. Por exemplo, a produtividade de um operário fabril que manufatura bolas de futebol, pode ser medida pelo número de bolas produzidas em uma hora. Quanto mais ele produz, mais contribui para os lucros e o sucesso da empresa.

No cartório, a produtividade, naturalmente, não está relacionada à produção de itens em massa. Trata-se de um estabelecimento do ramo de serviços. Mas isso não impede que o gestor acompanhe a produtividade do cartório e implemente ações para elevá-la e tornar a serventia mais custo-eficiente.

Como saber se a produtividade do cartório está adequada?

A produtividade pode ser mensurada de diferentes formas. No segmento de serviços, algumas organizações baseiam suas medições em quanta receita cada trabalhador gera. Elas, então, dividem esse valor pelo salário.

Mas cada serventia pode adotar os indicadores que considerar mais impactantes para avaliar se sua produtividade e se seus resultados estão dentro, abaixo ou acima do esperado – incluindo, por exemplo, tempo médio de espera do cliente na fila, número de cadastros feitos por colaborador diariamente, números de erros cometidos em cadastros ou registros, etc.

Entretanto, antes disso, é preciso avaliar questões que possam estar afetando esse desempenho. Isso inclui, por exemplo, processos ineficientes, uso de tecnologia desatualizada, funcionários desmotivados, entre outros. Esses gargalos podem ser detectados a partir de pesquisa de clima organizacional, de brainstorms com os funcionários ou, mesmo, por meio do apoio experiente de uma consultoria.

5 dicas para elevar a produtividade do cartório

Há diversas ações possíveis para se buscar aumentar a produtividade do cartório. Entre elas, podemos destacar:

1. Desenvolver e utilizar POPs (Procedimentos Operacionais Padrão)

O chamado Procedimento Operacional Padrão pode ser um aliado valioso para incrementar a produtividade do cartório. Trata-se, em linhas gerais, de um grupo de instruções que documentam como determinada rotina ou tarefa deve ser feita pelo funcionário. 

Esse instrumento tem o intuito básico de garantir, a partir de uma padronização consistente, que os resultados esperados por cada tarefa executada na serventia sejam atingidos. Assim, eliminam-se as dúvidas na realização do trabalho, variações no atendimento ao cliente do cartório e outros elementos que acabam impactando negativamente na produtividade geral do negócio. 

2. Adotar normas ISO 

A ISO é um conjunto de normas que foram desenvolvidas pela Organização Internacional para Padronização (OIP) com o intuito de melhorar a qualidade de produtos e serviços, criando um Sistema de Gestão de Qualidade.

Para o segmento de cartórios, as normas ISO 9000 e ISO 9001 são as que geralmente são implementadas para se desenvolver uma gestão de qualidade total para o negócio. Isso porque essas normas trazem diversas possibilidades para a melhoria contínua dos processos internos do cartório, a detecção e correção de erros, entre outras coisas que refletem diretamente em sua produtividade.

Além dessas normas, há uma específica para cartórios, a NBR 15906 – Gestão empresarial para serviços notariais e de registro -, que também pode ajudar a serventia a modernizar sua gestão e a conquistar maior produtividade do cartório. 

3. Desenvolver um ambiente laboral produtivo 

Em condições adequadas de trabalho, somos potencialmente mais producentes, afastamo-nos menos de nossas atividades laborais e desenvolvemos mais foco no trabalho.

Por isso, crie as condições necessárias para que sua equipe possa chegar a esses resultados. Cheque questões como a adequação térmica; se não há poluição visual ou sonora; se os equipamentos, insumos e móveis são adequados para o desenvolvimento das atividades propostas, entre outras.

4. Forneça treinamentos

O treinamento é uma ferramenta multifacetada e valiosa para qualquer tipo de negócio. Ele funciona como um recurso para motivação e valorização do funcionário e, também, para orientá-lo sobre as melhores práticas de trabalho. Portanto, utilize os treinamentos a favor da produtividade do cartório.

É possível formatar ações focadas em atendimento ao cliente (para acabar com o problema do tempo excessivo de atendimento ao público, por exemplo) ou, mesmo, em cursos específicos para a realização de determinadas tarefas que estejam apresentando muito retrabalho, morosidade ou índice de erros – problemas esses que refletem diretamente na produtividade do cartório.

5. Digitalização

A digitalização já não é apenas uma tendência, mas algo imperativo para elevar a eficiência e a produtividade do cartório. Entre outras coisas, ela permite que sua equipe possa contribuir mais qualitativamente para os resultados do negócio ao invés de empregar seu tempo e perder sua motivação apenas executando tarefas repetitivas e de pouco valor agregado. 

Por meio do uso de sistemas específicos para as necessidades da serventia, é possível automatizar ações e evitar erros humanos e retrabalhos – o que traz um enorme ganho em produtividade.

E então, como está a produtividade do seu cartório? Se você precisa melhorá-la, experimente aplicar as dicas que apresentamos aqui e depois compartilhe sua experiência conosco nos comentários.