O selo digital em cartórios, também chamado de selo extrajudicial digital, é mais uma das iniciativas para modernizar as serventias do país, provendo ao cidadão serviços de qualidade e alinhados à nossa realidade, que é cada vez mais digital. 

Com implementação que ocorre de forma gradual, ele agrega mais segurança e transparência a todos os documentos emitidos pelos cartórios de Notas, Registro Civil e Registro de Imóveis.

Neste artigo, compreenda mais sobre o que é o selo digital, quais são suas vantagens e como os sistemas para cartórios podem se integrar e otimizar a rotina de utilização desses recursos. Acompanhe a seguir.

O que é o selo digital em cartórios e para que ele serve?

O selo digital em cartórios é formado por um código identificador único e um QR Code (no caso de atos externos), que são impressos diretamente nos documentos. Sua tecnologia possibilita que os documentos sejam identificados, autenticados e rastreados facilmente.

Quando se faz uma pesquisa por meio dele, se tem acesso a dados como qual cartório fez a emissão do documento, o valor dos emolumentos, datas, tipo de ato, entre outros. O cidadão poderá ler o QR Code – uma espécie de código de barras em duas dimensões – a partir da câmera de seu smartphone para acessar essas informações. Por tudo isso, cada selo digital com QR Code será relacionado a apenas um ato, sendo único e exclusivo.

Sendo assim, essa é uma tecnologia que surgiu para tornar mais eficiente, transparente e seguro o sistema de gestão administrativa e o controle da atividade notarial e registral, conferindo ainda mais confiabilidade aos atos dos cartórios extrajudiciais.

Desse modo, o selo digital é um instrumento que visa garantir a autenticidade dos atos notariais e registrais, o que é essencial tanto para órgãos fiscalizadores quanto para a população e para as próprias serventias. Com ele, tem-se um meio para evitar problemas como casos de evasão, fraude e falsificação de documentos públicos.

O selo digital precisa constar em todos os atos de notas e de registros efetuados pelas serventias. Para os atos externos, deve-se utilizar um selo digital com QR Code. No entanto, para os atos internos, a exigência é somente do selo digital, sem o código. 

Há diferentes tipos de selos, que devem ser utilizados conforme as atividades praticadas pelos cartórios e solicitados e informados na plataforma própria do selo digital.

Principais vantagens na utilização do selo digital em cartórios

Além de o selo digital em cartórios ser uma obrigação legal – e, portanto, adequar-se a ela conforme as normas locais seja algo mandatário -, é importante destacar que ele apresenta diversas vantagens tanto para o cidadão quanto para as serventias. Entre elas, estão:

• Esse instrumento agrega ainda mais transparência quanto à origem do ato ao cidadão;
• Com o selo digital em cartórios, a população poderá ter mais segurança jurídica e confiança na legitimidade dos registros dos atos e, ainda, mais facilidade e celeridade no acesso à informação;
• Esse recurso moderniza as opções de fiscalização dos órgãos competentes para os atos lavrados nos cartórios do país;
• O selo digital em cartórios agrega melhor utilização e otimização do tempo da serventia;
• Ele contribui, também, para se ter maior agilidade no atendimento ao cliente;
• Com o selo digital em cartórios, é possível atingir mais altos níveis de segurança na emissão de documentos, evitando e identificando mais facilmente eventuais casos de fraudes.

Como os sistemas de cartório podem otimizar tempo com essa função?

Para o funcionamento correto de todo o procedimento, o recomendado é que a serventia utilize um sistema de gestão desenvolvido exclusivamente para as demandas específicas dos cartórios, e que esteja, portanto, preparado para atender às exigências trazidas pela selagem eletrônica.

O ideal é optar por um parceiro que já tenha participado da implementação do selo digital em outras serventias, ou seja, que já apresente essa expertise, o que agilizará e garantirá ainda mais assertividade para a implementação. 

Nesses casos, o sistema utilizado por seu cartório se conecta com o Web Service do Tribunal de Justiça, e tudo será feito de modo ágil, seguro e prático. Ainda, há sistemas que são aptos para implementação do QR Code para impressão do selo digital em cartórios, o que otimiza ainda mais essa demanda e traz mais praticidade para a gestão.

Lembre-se de que um sistema de gestão do cartório pode otimizar não apenas a rotina de utilização dos selos digitais, como também automatizar e trazer mais eficiência para tantas outras atividades da serventia.

Para saber mais, confira, também, nosso artigo sobre a implantação do QR Code para selo digital nos sistemas CART.