O gerenciamento de tarefas é uma das práticas mais difíceis dentro de um negócio. O mesmo vale para os escritórios de advocacia, com o agravante de que a maior parte das atividades jurídicas tem um prazo determinado. Para que essa gestão seja bem-feita, é preciso adotar métodos e ferramentas que a facilitam, como é o caso do Kanban, uma espécie de quadro de tarefas.

O software jurídico Lawyer Eleven implementou essa nova funcionalidade, o módulo “Tarefas”, que serve para controlar o andamento das atividades de forma fácil e intuitiva, e contribui para uma boa gestão de prazos e para a organização da rotina. Acompanhe!

Importância do quadro de tarefas

Um quadro de tarefas serve, prioritariamente, para organizar os processos internos de um escritório de advocacia. É preciso ter clareza sobre quem é o responsável por determinada atividade e qual o prazo máximo para sua execução. Ou seja, o gestor deve saber a quem compete cada etapa do processo. Esse gerenciamento de tarefas se liga, assim, ao controle da agenda e à gestão do tempo.

Felizmente, com um software jurídico como o Lawyer, é possível alcançar uma boa produtividade ao executar tais atividades. Afinal, com a organização da rotina e dos processos internos, o escritório cumpre ao que se propõe, se afirma como referência em competência e profissionalismo e, consequentemente, obtém sucesso em sua atividade.

Kanban: gerenciamento de tarefas

Se você já viu um grande painel repleto de post-its coloridos, você conhece o Kanban. Esse método de organização e gerenciamento de tarefas é um dos favoritos em diversas empresas. Pode até parecer arcaico, mas esse board com blocos de notas coláveis são eficientes, inclusive, para grandes projetos. E o motivo é simples: existe uma metodologia por trás dele.

O Kanban (“tabuleiro”) nasceu no Japão, nos anos 60, na fábrica da montadora Toyota. A ideia era mudar a metodologia de gestão para alcançar melhores resultados. Ele propõe a utilização de cartões (post-its ou cards em uma visualização online) em um quadro para indicar e acompanhar o andamento dos fluxos de produção (processos) nas empresas. Além de utilizar poucos recursos, é prático e visual.

O gerenciamento de tarefas por meio do Kanban no escritório de advocacia facilita o controle de qualidade, porque permite detectar problemas do negócio e suas soluções, analisar a viabilidade, gerenciar o tempo, organizar equipes, e estabelecer prioridades.

Quadro de tarefas do Lawyer

O módulo “Tarefas” do Lawyer é um Kanban digital. Com layout simples e intuitivo, o usuário pode adicionar colaboradores ou grupos para participar dos projetos, e as tarefas são separadas em 3 grupos:

• Pendentes: tarefas que ainda serão feitas;

• Em andamento: tarefas que estão sendo executadas pelos profissionais;

• Finalizadas: tarefas que já estão prontas.

O quadro de tarefas do software também permite que o usuário escolha visualizar tarefas de pastas arquivadas, bem como as finalizadas no último intervalo de dias (5, 10, 15, 30, 60, 90, 120, 150 e 180 dias).

Esse painel de gerenciamento de atividades é uma função fundamental para a advocacia, porque mantém tanto o gestor quanto as equipes informadas acerca dos processos que estão em curso no escritório. É possível notar uma melhoria na comunicação interna e na integração entre os profissionais, além do aumento da produtividade como decorrência dessa organização.

O quadro de tarefas do Lawyer, por ser de fácil uso, certamente pode trazer melhores resultados para seu negócio. Mas a tecnologia do software pode ir muito além: esse sistema contribui bastante para a organização da rotina do escritório de advocacia. Com o gerenciamento de tarefas pelo Kanban, o gestor possui mais controle sobre os processos, elevando a produtividade da equipe e obtendo melhores resultados.

E você, como promove o gerenciamento de tarefas no seu escritório de advocacia? Que tal testar a funcionalidade do Kanban no software jurídico Lawyer Eleven sem compromisso e gratuitamente? Solicite uma demonstração.