O Brasil é reconhecido como burocrático. Para entender isso, é preciso voltar na história, muito antes da criação de software para cartórios. A fama se deve, em parte, à colonização portuguesa, que trouxe às nossas terras registros e princípios administrativos que seriam utilizados para dar legitimidade à doação de bens da Coroa Portuguesa a seus primeiros beneficiários.

Muito tempo depois disso, a burocratização excessiva também fez com que tivéssemos um Ministério da Desburocratização. Todo esse contexto acabou impactando em determinados aspectos da imagem que se tem dos cartórios no país. Para lidar com esse estigma e, de fato, se distanciar dele provendo à população um serviço ágil e eficiente, a digitalização tem se mostrado um bom caminho e, com ela, o uso de software para cartórios. 

O sistema para cartórios ajuda a tornar mais célere, confiável e eficiente a gestão de processos e demais expedientes das serventias, por meio da automatização de tarefas, do fluxo de caixa e da gestão de clientes, entre outras funções.

A verdade é que, quando não se utiliza um bom software para cartórios, a rotina de trabalho é impactada pelos retrabalhos, correções recorrentes, atrasos e outros problemas característicos da execução preponderantemente manual de tarefas. E isso, naturalmente, acaba prejudicando a agilidade dos processos e do atendimento prestado pela serventia. 

Essa situação se torna um gargalo ainda mais evidente nos tempos de hoje, quando a dinamicidade e instantaneidade trazidas pela internet e outras inovações acabam fazendo com que o cliente espere, também dos cartórios, esse mesmo ritmo mais rápido em suas entregas e transparência sobre o status de cada solicitação. 

Por tudo isso, utilizar um sistema para cartórios é algo altamente recomendado para as serventias. Se seu cartório ainda não utiliza essa solução, confira, a seguir, dicas para agilizar os seus processos com um software para cartórios. Acompanhe.

1. Mapeie seus processos atuais

Para começar a agilizar seus processos com um software para cartórios, o primeiro passo é fazer um levantamento de como eles ocorrem atualmente. Quais são suas entradas e saídas, suas etapas, tempo de execução. Para poder melhorar e agilizar, é preciso conhecer em detalhes sua operação. 

Nessa tarefa, é importante se atentar a processos frequentemente redundantes, a variações nas execuções e entregas, aos gargalos atuais, aos pontos de frustração de seus clientes e funcionários com os procedimentos. 

Para facilitar esse mapeamento, você pode aplicar técnicas como o uso de diagramas de fluxo de processo e a análise de tempo de ciclo.

2. Pesquise a solução ideal de software para cartórios levando em conta suas necessidades 

Em uma pesquisa do DataFolha, verificou-se que o uso de tecnologias para agilizar os serviços é um ponto de grande peso quando a população avalia sua satisfação com os cartórios. Ainda, 75% dos entrevistados gostariam de ter acesso a serviços do cartório pela internet.

Outro dado, dessa vez trazido pela Forbes, é que empresas que adotaram a transformação digital são 26% mais rentáveis do que seus pares que não se digitalizaram.

Dados como esses indicam a importância da digitalização. Para os cartórios, como vimos, essa digitalização de processos contribui significativamente para a credibilidade do serviço no país. 

Portanto, é cada vez mais crucial que as serventias utilizem sistema para cartórios para agilizar seus processos. Nessa hora, é importante fazer uma boa pesquisa para encontrar o melhor software para cartórios, que ofereça os recursos que você precisa para ter um nível elevado de excelência no serviço prestado.

Entre os critérios que podem ser considerados, estão o de optar por uma solução 100% focada na realidade dos cartórios, que ofereça suporte constante, um robusto sistema de backup e de segurança dos dados, a emissão facilitada de relatórios gerenciais, um ágil controle da tramitação de títulos, recursos para digitalização de matrículas, registros auxiliares e certidões do cartório e que forneça um portal de atendimento online ao cliente para consulta ao andamento de seus processos. 

3. Desenvolva novos padrões operacionais para a digitalização de seus processos

Conforme um levantamento, 22% do tempo produtivo de um funcionário é utilizado com a execução de tarefas repetitivas. A digitalização proporcionada por um bom sistema para cartórios permite que tais tarefas sejam automatizadas totalmente ou em parte, fazendo com que sua equipe tenha mais tempo para se envolver com trabalhos de maior valor agregado para o sucesso da serventia.

Assim, avalie o mapeamento dos processos feito anteriormente e os recursos disponibilizados pelo software para cartórios, e comece a desenhar novos padrões operacionais (P.O.) mais ágeis e eficientes para sua serventia.

Você perceberá como o sistema ajuda a simplificar e tornar mais enxutos seus processos operacionais, e isso contribuirá para manter sua equipe mais satisfeita e motivada, gerando melhorias imediatas na qualidade e agilidade do atendimento ao cliente.

4. Desenvolva metas de agilização e otimização de processos

Após o mapeamento, você terá uma boa ideia sobre os pontos prioritários que precisam ser melhorados e agilizados em sua serventia. E, para tornar isso mensurável e tangível, é importante desenvolver metas para sua equipe.

As metas devem ser claras, específicas e realistas, e precisam apresentar um desafio motivador para os funcionários se engajarem com seu atingimento. 

5. Treine e motive sua equipe

Depois de tudo isso, para realmente conseguir agilizar seus processos com um software para cartórios, é necessário que os novos procedimentos e o sistema para cartórios sejam utilizados na prática cotidiana de trabalho.

Para isso, é importante sensibilizar sua equipe sobre a importância dessas mudanças, sobre como elas impactarão positivamente em seu trabalho e esclarecer o que você espera de cada um a partir disso. 

Fazer treinamentos e reuniões (em grupos e individuais, se necessário) é recomendado nessa etapa – e os melhores fornecedores de software para cartórios já oferecem um apoio para isso.

Dependendo das possibilidades de sua serventia, pode ser oferecido, também, um estímulo para a adoção das mudanças e o atingimento das metas estabelecidas, a fim de acelerar os resultados e elevar o engajamento de seu time. 

Como vimos, a digitalização é um imperativo para os cartórios. E o sistema para cartórios é um elemento-chave para ela, proporcionando agilidade para seus processos e atendimentos, porém sem reduzir a segurança do armazenamento de informações – pelo contrário, um bom software para cartórios agrega mais camadas de segurança para os dados da serventia.

Para continuar se aprofundando sobre o tema, confira também nosso artigo com dicas para agilizar o atendimento em seu cartório. Até a próxima!