Um software para escritório de advocacia é um sistema de gestão específico para a atividade jurídica. Captura automática de processos, pesquisa jurisprudencial, agenda de compromissos. Tudo isso são funcionalidades de um bom sistema para escritório. Mas existem muitas opções de software para advogado no mercado. Então, é preciso saber o que considerar ao escolher a ferramenta.
Neste post, abordamos os principais pontos que você não pode deixar de lado.
Por que adotar um software para escritório de advocacia?
Você sabia que o uso do software para escritório de advocacia fez parte das medidas que conduziram os negócios jurídicos para a chamada Advocacia 3.0? Aliados ao software, a mudança de mindset na gestão, o marketing jurídico e a produtividade propiciaram a alta performance de inúmeros escritórios.
Atualmente, já estamos na Advocacia 5.0, que, impulsionada por tecnologias digitais, tem foco total no ser humano e em suas necessidades. Isso significa combater a mentalidade jurídica conservadora e tradicional (hierárquica, padronizada, vertical e formal) para implementar a nova mentalidade (descentralizada, diversa, horizontal e sustentável).
Um software para escritório de advocacia, portanto, servirá para que o escritório aprimore seus trabalhos e dedique o maior tempo possível para resolver realmente o problema dos seus clientes. É exatamente abraçar essa nova sociedade centrada no ser humano e em sua experiência. E o que deve ser levado na hora de escolher um sistema para escritório?
Como escolher um software para escritório de advocacia?
Ao entender a importância do software para escritório de advocacia, você já consegue imaginar o que ele precisa apresentar: funcionalidades que resolvem os problemas de seres humanos, sejam profissionais ou clientes. Ou seja, tudo começa em entender suas necessidades.
Entenda suas necessidades
O primeiro passo para escolher um software para escritório de advocacia é saber quais são os maiores desafios do seu negócio. Em outras palavras, é pensar na resposta para algumas questões, como “a ferramenta agregará valor à rotina?” ou “ela auxiliará no dia a dia?”.
Veja alguns pontos cruciais que podem comprometer as atividades do escritório:
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Gestão de tempo (influencia diretamente na perda de prazos);
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Gestão financeira (honorários e despesas fixas e eventuais);
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Prospecção e relacionamento com clientes;
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Gestão de pessoal;
A partir do momento em que o gestor entende seus maiores desafios, sabe qual é seu objetivo principal ao contratar um software para escritório de advocacia. A maior deficiência se apresenta no controle de processos ou no relacionamento com o cliente? Com essas informações, ele tem argumentos para escolher o melhor sistema para escritório, pois sabe exatamente o que precisa.
Verifique se o sistema para escritório possui uma função que favorece a análise
A transformação digital modificou bastante o mundo jurídico e trouxe inovações que lidam diretamente com um dos ativos mais importantes de qualquer negócio: dados. Business Intelligence, Big Data, Machine Learning e outras aplicações de inteligência artificial são capazes de coletar e interpretar dados para que gestores consigam analisar o negócio como um todo e tomar melhores decisões.
Por isso, quando pensamos em um software para escritório de advocacia na Sociedade 5.0, precisamos de um sistema que permite o trabalho com métricas e análise de dados do sistema. A partir disso, o gestor jurídico poderá aumentar a performance do escritório, resolvendo as reais demandas dos profissionais e de seus clientes.
Uma boa funcionalidade que favorece a análise de dados é a produção de relatórios. No software jurídico Lawyer, inclusive, essa é uma rotina que pode ser automatizada. Os relatórios têm como função resumir a visão ampliada de determinados assuntos. Gerenciamento financeiro, processos, atendimentos prestados e atividades do escritório, por exemplo, ficam no radar do sistema para escritório.
Com isso, a funcionalidade disponibiliza informações e métricas relevantes para que o gestor analise o desempenho do escritório. Qual a quantidade de processos por cliente? Quantos processos há por área do Direito? E a quantidade conforme o status do processo e informações financeiras? Há muitos filtros capazes de segmentar a informação, o que permite a análise mais certeira.
Os relatórios gerados podem ser disponibilizados para os próprios profissionais, mas também para os clientes em tempo real. Com base na extração do sistema, os indicadores de performance (KPI) são atualizados, e essa extração é a peça-chave para a gerência do escritório ter o controle absoluto do andamento do negócio.
Escolha um software para advogado online e seguro
Na hora de escolher um software para escritório de advocacia, você deve optar por uma ferramenta que forneça segurança para os dados armazenados e acessibilidade online. Já existem sistemas baseados em nuvem que são ótimas opções. Seus fornecedores são os responsáveis por guardar as informações em servidores próprios mediante criptografia, o que confere segurança e proporciona backups periódicos.
Quanto à acessibilidade, é importante que o software para advogado possa ser acessado de qualquer lugar, bastando conexão à internet. Conferir mobilidade aos advogados é fundamental para melhorar a gestão de tempo.
Compare o sistema para advogado antes de contratar
Muitos softwares jurídicos têm funcionalidades semelhantes e boas revisões de clientes. Diante desse possível impasse, o melhor a se fazer é comparar as ferramentas antes de contratá-la. Qual sistema para escritório mais se aproxima das suas necessidades? Qual atende melhor a seu objetivo primordial, que o fez contratar o software para advogado?
Veja como cada uma presta suporte do sistema, qual a efetividade das funcionalidades necessárias e outros pontos relevantes.
Procure o feedback de clientes sobre o sistema para escritório
Caso você conheça algum colega que utilize o software para escritório de advocacia que está interessado, vale a pena perguntá-lo sobre o funcionamento, o custo-benefício e se as expectativas foram atendidas. É importante fazer essa sondagem antes de contratar o serviço, porque há muitas empresas que prometem funcionalidades, mas não prestam um bom atendimento nem atendem às necessidades.
É com essa pesquisa que o gestor terá uma noção de qual o valor realmente ofertado pelo software e como é o relacionamento com o prestador de serviço – esse é um fator essencial na hora de optar por uma ou outra ferramenta.
Na hora de contratar um software para escritório de advocacia, pense nas suas necessidades e no objetivo. Assim, conseguirá escolher, dentre as opções seguras, aquele que possui módulos que melhor atendam ao seu negócio.
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