As atividades de conciliação e mediação de conflitos estão auxiliando a Justiça a reduzir o volume de processos e os cidadãos a resolverem as suas demandas com mais celeridade. Considerar a importância dessas modalidades de assistência jurídica e conhecer boas práticas que se propagam para desafogar o sistema judiciário permite ao advogado uma atuação mais proativa e melhora a sua contribuição como especialista na área.

Os números mostram a importância da conciliação e mediação no Brasil: a Justiça do País solucionou 3,7 milhões de processos em acordos de conciliação e mediação em 2017. O montante representa 12,1% do total de processos resolvidos. O dado faz parte do Relatório Justiça em Números 2018 (ano-base 2017), divulgado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em agosto de 2018.

Entenda a diferença entre os conceitos de conciliação e mediação de conflitos

Dados sobre conciliação são contabilizados desde 2016, depois que entrou em vigor o Código de Processo Civil (Lei n.º 13.105, de 16 de março de 2015), legislação que prevê as audiências prévias de conciliação e mediação como parte obrigatória de todos os processos cíveis.

O aumento da resolução de casos por meio de conciliação e mediação resultou na ampliação da estrutura de Centros Judiciários de Solução de Conflitos (Cejuscs) na esfera da Justiça Estadual, onde as sessões de conciliação e mediação se concentram. Em 2018, o Brasil contabiliza 982 Cejuscs – em 2015 esse número era de 362.

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estabelece a diferença entre os termos conciliação e mediação. A mediação é uma forma de resolver conflitos envolvendo um facilitador, uma terceira pessoa que se mantém imparcial para viabilizar o diálogo entre as partes.

Importante observar que essas partes são autônomas e precisam entrar em acordo sobre a melhor solução – normalmente em casos de conflitos multidimensionais ou complexos –, mas que elas não têm um prazo determinado para chegar a esse acordo e nem mesmo a garantia de que haverá um acordo através da mediação.

Já a conciliação, por sua vez, é utilizada em conflitos mais simples, em que a figura do facilitador tem postura mais ativa, embora também imparcial. Esse tipo de processo é uma busca consensual para a harmonização social entre as partes – uma tentativa de restaurar, quando possível, as suas relações.

A conciliação se aplica a casos de pensão alimentícia, guarda dos filhos, divórcio, partilha de bens, acidentes de trânsito, dívidas em bancos, danos morais, demissão do trabalho, questões de vizinhança, entre outras. Nesse contexto, as partes interessadas em uma causa podem contar com a assistência dos advogados ou defensores públicos.

Formação e atuação para as atividades de conciliação e mediação

A conciliação é uma atividade técnica e, conforme estabelece a Lei n.º 13.140/15, demanda atuação qualificada e seguimento de normas e princípios transmitidos por meio de formação para que um profissional exerça a função de conciliador.

A Resolução n.º 125/2010 do Conselho Nacional de Justiça estabelece que mediadores e conciliadores devem atuar no sistema judiciário baseados em confidencialidade, decisão informada, imparcialidade, independência, respeito à ordem pública e às leis vigentes, empoderamento e validação.

Uma medida mais recente do CNJ (edição do Provimento n.º 67), que regulamenta a conciliação e mediação nos serviços notariais e registrais, faz menção à atuação de indivíduos formados em curso exigido para o desempenho das funções dentro desses parâmetros. Nesses locais, o acompanhamento das partes por advogados é uma condição para a realização e a formalização dos acordos.

Conheça algumas boas práticas de conciliação e mediação de conflitos

A publicidade sobre as práticas de conciliação e mediação de conflitos reflete no fluxo e na redução das ações judiciais ainda em primeira instância. Conheça alguns bons exemplos relatados pelo CNJ:

1. Estatísticas positivas

Alguns dos bons exemplos se traduzem em números. O Centro Judiciário de Solução de Conflitos e Cidadania em Fortaleza, no Ceará, por exemplo, registrou quatro vezes mais audiências agendadas no primeiro semestre de 2018 do que no mesmo período de 2017.

Foram agendadas 2.383 audiências nos primeiros seis meses de 2018, ante 560 no mesmo período de 2017. Os acordos foram alcançados em 81% das 1.226 audiências realizadas até o final do período analisado.

2. Maior conscientização e orientação dos cidadãos

Outras iniciativas partem da conscientização e da orientação dos cidadãos, a fim de evitar a judicialização dos conflitos. É o caso do Projeto Pare! Concilie e Siga, do Tribunal de Justiça de Sergipe, que habilitou teórica e tecnicamente os agentes de trânsito da capital, Aracaju.

A partir dessa iniciativa, esses agentes promovem conciliação extraprocessual em casos de acidentes de trânsito apenas com danos materiais. Um aplicativo para smartphone desenvolvido pelo Tribunal recebe os relatos para que os acordos feitos sejam homologados pela Justiça.

3. Uso de mídias tecnológicas

Reforçar o uso das mídias tecnológicas, como os aplicativos móveis, é uma forma de reduzir custos e viabilizar acordos. O projeto Conciliação e Mediação online – WhatsApp, do Tribunal de Justiça de Santa Catarina, por exemplo, tem essa característica.

O projeto utiliza aplicativos como WhatsApp, Skype e Telegram para a realização de conciliação, mediação ou negociação de forma virtual. Após ter sido regulamentado por uma portaria, o TJSC passou a agilizar a comunicação dos atos processuais e a reduzir custos para as partes e a própria Justiça.

Uma audiência que precisava ser redesignada e remarcada para, no mínimo, seis meses depois, por exemplo, passa a ser remarcada para o dia seguinte na modalidade da conciliação virtual.

Esses e outros exemplos compilados pelo CNJ demonstram como conciliação e mediação de conflitos se aplicam a diferentes contextos e finalidades como via de apoio ao cidadão e à desobstrução do sistema judiciário.

 

A utilização de um software jurídico proporciona a organização de diversas atividades de um escritório de advocacia. Além de ser uma ferramenta indispensável, devido à automatização das tarefas, esse software especializado também agrega na produtividade de toda a equipe.

O software jurídico Lawyer, da Alkasoft, foi desenvolvido exclusivamente para escritórios de advocacia. Com ele é possível gerenciar as principais atividades do trabalho cotidiano dos escritórios, como o acompanhamento de processos, a geração de relatórios, a administração financeira, de prazos, entre outros aspectos – tudo isso de forma automatizada. Entre os módulos opcionais do software da Alkasoft está o de Relatórios. Nele, existe a possibilidade de criar relatórios personalizados para cada cliente e de acordo com cada solicitação.

Além dos relatórios: conheça as atividades que são automatizadas pelo software jurídico Lawyer

Existem outras atividades, além da geração dos relatórios para cada cliente, que podem ser automatizadas com a utilização do software jurídico Lawyer. Confira as principais:

  1. Acompanhamento de processos;
  2. Monitoramento de prazos e de tarefas;
  3. Gestão financeira eficiente;
  4. Gerenciamento da carteira de clientes e de contratos;
  5. Cálculos judiciais;
  6. Relatórios personalizados.

Conheça os benefícios do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Uma das rotinas que podem ser automatizadas com o software jurídico Lawyer é a produção de relatórios. Esses relatórios têm a função de resumir a visão ampliada de determinados assuntos, como, por exemplo, os processos, o gerenciamento financeiro, as atividades do escritório e os atendimentos que foram prestados.

Assim, o módulo Relatórios do software Lawyer disponibiliza informações como a quantidade de processos por cliente, por área do direito, por status do processo, conforme as informações financeiras, entre outros filtros disponibilizados pelo sistema.

Entre os benefícios desse módulo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, está a possibilidade de os relatórios gerados serem disponibilizados internamente e também para os clientes em tempo real.

“Os indicadores de performance (key performance indicator – KPI) são atualizados, sistematicamente, com base na extração do sistema. Essa possibilidade de extrair todos os dados do sistema é um ponto-chave para a gerência da empresa ter o controle, absoluto, do andamento do escritório”, explica Sachser.

O software jurídico Lawyer foi criado para contribuir no dia a dia de um escritório de advocacia e garantir um controle gerencial eficaz dos advogados que fazem parte da equipe. Todas as informações são disponibilizadas de forma transparente e atendendo à necessidade específica de cada profissional e/ou cliente.

“Esta é uma das principais flexibilidades do sistema. Permitir que os usuários retirem relatórios customizados de forma fácil e rápida. Seja um relatório de uma ou duas páginas impressas, seja uma extração da massa total de clientes e processos para planilhas Excel para atualizar o painel de indicadores do escritório”, exemplifica Sachser.

Um caso prático do uso do módulo Relatórios do software jurídico Lawyer

Os benefícios oferecidos pelo software jurídico Lawyer motivaram o escritório de advocacia Melissa Folmann a investir nessa tecnologia. “Resolvemos adquirir o sistema desde o seu primeiro dia de funcionamento. Felizmente isso foi possível, pois houve um planejamento e antecipação do plano de negócio. Eu costumo elencar o planejamento e a antecipação como as palavras-chave para o sucesso”, explica Sachser, gerente financeiro do escritório.

Na avaliação dele, para esse sucesso, também é de extrema importância saber escolher a empresa e o produto com o qual o escritório de advocacia irá trabalhar. Afinal, é justamente essa parceria que fará toda a diferença para o desenvolvimento do negócio.

“Certamente eu indicaria o software jurídico Lawyer, juntamente com o módulo Relatórios. Primeiramente, devido à confiabilidade. Usamos o sistema Lawyer desde 2009 e nunca tivemos um problema de perda de dados ocasionado pela fornecedora do sistema. Mas o ponto principal é a facilidade de uso. Mesmo sabendo que o sistema não possui a interface mais moderna – quando comparado aos seus concorrentes mais sofisticados –, o sistema é simples e eficaz. Geralmente os advogados que já tiveram experiência em outros sistemas, de outros escritórios de advocacia, e passam a usar o Lawyer, ficam satisfeitos com a sua facilidade de uso. Outro diferencial do Lawyer é a relação entre cliente e fornecedor. Este último está sempre em contato com o cliente para customizar e melhorar ainda mais as funcionalidades do sistema”, observa Sachser.

Apesar de todos os benefícios do software jurídico Lawyer, a definição do escopo em um projeto de implementação de sistema de gestão é, geralmente, negligenciada pelos novos usuários. Assim, é de extrema importância um treinamento para a equipe do escritório de advocacia e um planejamento para o uso global do software.

“Toda implementação de um sistema de gestão precisa estar baseada em documentação mínima: procedimentos internos e manual de sistema. Sendo que o manual, normalmente, é disponibilizado pelo fornecedor do sistema (como no caso do sistema Lawyer). Ocorre que no ímpeto de ‘começar a usar’, os advogados, estagiários e auxiliares administrativos não conhecem nem 10% das funcionalidades, campos, parâmetros e telas do sistema. Essa é a causa raiz mais recorrente, quando vejo usuários reclamando que o sistema é ruim e não serve para o escritório. Não há treinamento e planejamento e se espera que o sistema, uma vez instalado, resolva todos os problemas”, observa o gerente financeiro do escritório Melissa Folmann.

 

PQTA 2018 da Anoreg/BR reconhece os serviços de excelência e premia 181 cartórios em todo o Brasil

A cerimônia de entrega do Prêmio de Qualidade Total da Anoreg/BR contou com o apoio do CNJ e de Corregedorias de todo o País.

Foi realizada em 14/11/2018, a entrega do 14º Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR. Realizado pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR), o certame premia as Serventias extrajudiciais com excelência de gestão e qualidade no atendimento. Nesta sua 14º edição, o PQTA bateu recorde no número de inscritos e premiados: foram 201 cartórios inscritos e 181 premiados.

Dentre esses 181 premiados, 9 são clientes dos Sistemas Cart da Alkasoft: Ofício de Registro de Imóveis da Comarca de São Joaquim/SC, 2º Ofício do Registro de Imóveis de Balneário Camboriú/SC, Ofício de Registro de Imóveis da Comarca de Barra Velha/SC, 1º Ofício de Registro de Imóveis de Chapecó/SC, Primeiro Ofício de Registro de Imóveis de Joinville/SC, Registro de Imóveis e Hipoteca da 2ª Circunscrição de Joinville/SC, Ofício do Registro de Imóveis 3ª Circunscrição de Joinville/SC, Registro de Imóveis de São José/SC e Registro de Imóveis da Comarca de Urubici/SC.

“O PQTA é muito importante para a atividade notarial e de registro porque é um Prêmio que estimula nossos colegas ao aperfeiçoamento e melhor gerenciamento das serventias, o que reflete em benefício do usuário e da população. E o recorde no número de inscritos e premiados é uma felicidade para todos nós”, afirmou o presidente da Anoreg/BR, Claudio Marçal Freire.

Com 36 unidades, o Estado de São Paulo foi o recordista de unidades premiadas, ganhando ainda as premiações de destaques de Estado com o maior número de inscritos e o de maior número de premiados. A categoria Compliance ainda reservou uma premiação oficial para o cartório destaque, condecorando o 30º Subdistrito de Registro Civil e Tabelionato de Notas do Ibirapuera, em São Paulo, pelas melhores práticas.

“O Prêmio de Qualidade Total da Anoreg/BR é muito importante porque conseguimos mostrar que os cartórios prestam um serviço de excelência. Não só a premiação, mas a preparação e o treinamento dos cartórios são muito importantes para que possamos alavancar os serviços das serventias, que já são muito bons, mas que podem sempre melhorar”, também comentou a presidente da Associação de Notários e Registradores de São Paulo (Anoreg/SP), Giselle de Oliveira Barros.

Ao todo, 77 cartórios foram premiados na categoria Diamante, 45 na categoria Ouro, 40 na categoria Prata, 14 na Bronze e quatro foram condecorados com a menção honrosa. O Estado de São Paulo, que liderou a premiação total, foi seguido por Goiás, com 27 representantes, Mato Grosso, com 26 serventias ganhadoras, e Santa Catarina, com 16.

“É uma satisfação enorme conduzir esse prêmio e constatar que em todas as regiões do País temos cartórios sendo premiados. Nós tivemos 25 unidades federativas participando do Prêmio, e temos como meta para o próximo ano atingir 100% das unidades federativas, para que todo o Brasil esteja no PQTA”, comentou a diretora de qualidade da Anoreg/BR e coordenadora do PQTA, Maria Aparecida Bianchin Pacheco.

Pela segunda vez, o Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR contou com o apoio oficial da Corregedoria Nacional de Justiça. Para o juiz da Corregedoria do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJ/SP), Marcelo Tossi, a iniciativa da Anoreg/BR é extremamente louvável. “Todos que trabalham com o extrajudicial, sejam notários, registradores ou o Poder Judiciário, sempre buscam a melhoria na qualidade dos serviços. A iniciativa da Anoreg/BR de instituir um prêmio de qualidade mostra que a classe de notários e registradores tem como meta também prestar o melhor serviço para a população. E nisso o prêmio é essencial e de grande relevância”, afirmou.

“O Prêmio da Anoreg/BR é um incentivo para que notários e registradores exerçam suas funções com qualidade. Desta forma, eu conclamo a todos os notários e registradores que participem da próxima edição da premiação”, também comentou o juiz auxiliar e secretário-geral adjunto da Presidência do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), juiz Márcio Evangelista Ferreira da Silva.

Avaliação

A cada ano, o PQTA publica um Manual de Boas Práticas para os cartórios terem como base. Nesta 14º edição, foram utilizados dez critérios de avaliação: Estratégia; Gestão Operacional; Gestão de Pessoas; Instalações; Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho; Gestão Socioambiental; Gestão da Informatização e Controle de Dados; Gestão da Inovação e Compliance. Cada critério gera uma pontuação que totaliza a premiação nas categorias: Bronze, Prata, Ouro e Diamante.

Como forma de garantir a integridade nas notas, a auditoria das serventias participantes é realizada de maneira independente pela APCER Brasil, que faz parte do Grupo de Associação Portuguesa de Certificação, organismo referência do setor da certificação na Europa e presente nas Américas, África, Oriente Médio e Ásia.

“Para nós só a participação dos cartórios no Prêmio já é muito importante, independente da categoria que se ganha. Porque essa participação mostra que o cartório está no caminho para a qualidade total. Ou seja, atender as grandes expectativas dos seus clientes e ter um sistema que permite atender essas necessidades e expectativas da sociedade como um todo”, afirmou o presidente da APCER Brasil, Nigel Croft.

“Queria agradecer a Anoreg/BR pela brilhante iniciativa desse prêmio. E tudo que envolve qualidade, o Inmetro sempre vai apoiar, porque um dos fatores que impulsionam o País é a questão da qualidade. A sociedade quer cada vez mais serviços de excelência, de qualidade. E o PQTA mostra exatamente o sucesso que esse setor está trazendo para toda a sociedade brasileira” também comentou o diretor do Inmetro, Marcos Oliveira.

Fonte: AnoregBR

O conceito de produtividade depende do resultado obtido na relação entre os meios, os recursos e o resultado final obtido por um escritório de advocacia. Em outras palavras, a produtividade é o resultado do que é produtivo, daquilo que é feito no dia a dia da sua atividade.

Hoje em dia, as dicas para a ampliação da produtividade são as mais variadas e dependem da realidade de cada negócio e atividade. O aumento da produtividade, contudo, é uma busca constante e muito valorizada pelo fato de que o tempo tornou-se um bem valioso – para muitos, o mais valioso no mundo atual.

Dicas que podem ajudar o seu negócio com o conceito de produtividade

Como já foi citado, o conceito de produtividade varia conforme o resultado obtido por uma pessoa que faz parte da sua organização. Assim, identifica-se um profissional como produtivo quando ele faz mais e melhor na comparação com os demais em função similar e/ou com a média de atividade naquela mesma função.

Existem algumas técnicas que têm o poder de impulsionar a produtividade de um escritório de advocacia. Confira, a seguir, algumas dicas que poderão ajudar o seu escritório a adotar e ampliar o conceito de produtividade na prática:

1. Elimine as distrações do seu cotidiano

O que não é necessário ser feito no momento, deve ser eliminado. Com isso, você consegue evitar distrações e, consequentemente, aumentar a sua produtividade. Pense no tempo que você gasta com e-mails, mensagens de telefone celular, redes sociais e outras atividades que não influenciam diretamente no seu trabalho.

O ideal, para não perder muito tempo com essas atividades no seu cotidiano, é reservar uma parte do dia para essas tarefas menos importantes e significativas.

2. Faça uma boa gestão do tempo

Planeje apenas o que será possível realizar a cada novo dia de atividade. Cuide da forma com que você dirige e participa de reuniões, visando que elas tenham um tempo determinado e cumpram essa estimativa inicial.

Para que seja possível executar todas as atividades previstas no seu dia de trabalho, é necessário simplificar os seus processos cotidianos. Existem atividades que podem ser automatizadas, por exemplo, e isso influenciará diretamente na sua produtividade.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Existem várias ferramentas desenvolvidas especificamente para advogados e que podem contribuir para a produtividade do seu escritório. O ideal é utilizar uma solução que facilite vários pontos do cotidiano da sua atividade, como o controle de processos, a gestão de prazos, o atendimento ao cliente, a gestão financeira, entre outros.

Importante também que essas soluções sejam integradas e que, de preferência, estejam concentradas em um só lugar. Dessa forma, ficará muito mais fácil para você e para as pessoas da sua equipe encontrarem os documentos necessários para as suas atividades cotidianas e, consequentemente, otimizarem o seu tempo.

4. Confira os benefícios de um software jurídico

Adotando a solução de um software jurídico, desenvolvido especialmente para atender às demandas de um escritório de advocacia, fica mais fácil administrar os pontos que comentamos no tópico anterior e, ainda, criar pautas de audiências, listas de tarefas, controle de agendas e das demais atividades do seu escritório.

5. Comece pelo mais importante

O ideal é que você comece cada dia pelas tarefas mais importantes e difíceis, se possível dedicando a sua manhã para isso. Dessa forma, caso surgir um imprevisto à tarde, você não precisará se preocupar com as principais atividades que deveriam ser feitas naquele dia, porque elas já foram resolvidas. Essa técnica também evita que atividades importantes sejam represadas e atrasem.

6. Mantenha a sua organização

Em algumas situações, os detalhes podem mudar toda a produtividade de um profissional. Trabalhar em um ambiente organizado, por exemplo, facilita muito a busca pela produtividade. Por isso, procure trabalhar com prazos, elimine ou armazene em uma pasta específica os e-mails mais antigos da caixa de entrada, atualize sempre a sua agenda, deixe a sua mesa organizada, entre outros cuidados que ajudarão na administração do seu tempo.

7. Estimule o planejamento na sua equipe

O planejamento é uma prática que auxilia muito o cumprimento dos seus objetivos. E o melhor de tudo: quando você o coloca dentro dos seus hábitos, ele se torna parte da sua rotina. Tanto o planejamento individual quanto o de equipe devem ser estimulados. Conforme o planejamento for adotado e disseminado, ficará muito mais fácil antecipar prazos e planejar o crescimento do escritório de forma sustentável.

Um exemplo prático do conceito de produtividade aplicado em um escritório de advocacia

Em tempos de demandas dinâmicas, muitos escritórios de advocacia estão buscando formas práticas de inserir o conceito de produtividade no seu dia a dia. Existem causas que atingem, diretamente, a produtividade de qualquer escritório.

Para Gustavo Zimmermann Sachser, gerente financeiro do escritório de advocacia Melissa Folmann, existem dois fatores principais que afetam a eficiência dos escritórios de advocacia:

“O primeiro é o nível de retrabalho. Isso porque, em muitos escritórios, é considerado normal ter que revisar o trabalho que é realizado por outra pessoa. O segundo componente é o tempo gasto em atividades de controle que não geram valor para o cliente. Não é incomum nos depararmos com advogados que dedicam mais da metade do seu tempo para controlar o que deve ser feito. Isso, para a gestão dos seus clientes, estagiários, funcionários e até mesmo sócios”, explica Sachser.

Esses são dois desafios que precisam ser enfrentados para que o conceito de produtividade seja adotado pelo seu escritório. Na opinião do gerente financeiro do escritório Melissa Folmann, algumas atitudes devem ser tomadas para que esse conceito comece a fazer parte do contexto do seu escritório.

“Primeiramente, investir em pessoas. Afinal, são elas que realizam o trabalho em uma área de criação intelectual, como o Direito. Uma boa equipe, bem treinada e bem gerida, garante a satisfação do cliente. Mas de nada adianta uma excelente equipe, sem um sistema de gestão. Os advogados são bombardeados, diariamente, com muitas informações. A velocidade e o tratamento correto dessas informações é fundamental para a produtividade da equipe. Somente com o emprego de um sistema de gestão é possível reunir todas as informações: ligações para os clientes, informações de escritórios parceiros, movimentações processuais, publicações, novas normas infraconstitucionais, jurisprudência, entre outros”, observa Sachser.

Existem dificuldades no cotidiano dos advogados para buscar essa produtividade, mas o conceito de produtividade nos mostra que é possível ser produtivo. Basta, para isso, que busquemos individualmente e enquanto equipe a disciplina, a determinação e a abertura para mudanças.

“Pude vivenciar, em mais de 20 anos de atividade nessa indústria, que não há espaço para o retrabalho e para perdas em processos produtivos. Sobretudo, em processos administrativos. Estou certo que um atalho para atingir a produtividade é mapear as fontes de retrabalho. É necessário compreender, com a participação da equipe, a real origem do retrabalho e traçar ações com o objetivo de eliminar as mesmas”, observou.

O gerente financeiro do escritório Melissa Folmann também observa que o investimento em treinamento é um grande atalho para minimizar os erros de um escritório de advocacia. “O ponto-chave para isso é o planejamento e a antecipação. Estou convencido que um treinamento mínimo sobre os padrões do escritório é premissa para o advogado iniciar o seu trabalho”, complementou.

Com o passar do tempo, o conceito de produtividade evoluiu e, atualmente, oferece novas possibilidades para ser alcançado. A sugestão dada por Sachser é que os escritórios invistam sempre em equipamentos (hardware) e também em sistemas (software).

“O investimento se inicia na aquisição de um bom servidor, uma rápida rede, bons computadores e monitores, além de impressoras e scanners de boa performance. Este investimento se completa com a aquisição de licenças de software de gestão e de sistemas de cálculo. Em um escritório eficaz, o controle é pautado no sistema de gestão. Afinal, um bom sistema, corretamente alimentado e parametrizado, é capaz de repassar e priorizar a todos as atividades a serem realizadas”, explica o especialista.

Um outro ponto importante que deve ser observado por um escritório de advocacia e que, muitas vezes, é negligenciado, é o investimento em proteção das informações. “Não é possível conviver com o risco de perda de dados, devido à invasão de vírus e/ou sequestro de dados. O escritório de advocacia precisa proteger as suas informações para não afetar, em hipótese alguma, o seu cliente final. Tudo isso é premissa para a qualidade do trabalho realizado”, concluiu Sachser.

 

Assim como acontece em qualquer dinâmica corporativa, em um negócio jurídico é fundamental que os sócios e diretores busquem eficiência na gestão. Em um mercado altamente competitivo, a qualificação e o profundo conhecimento jurídicos precisam vir acompanhados do levantamento e da consolidação de informações gerenciais, como as que envolvem os honorários advocatícios. Essas informações serão importantes como apoio para a tomada de decisão por parte de gestores e diretores.

Nessa busca por eficiência, planejamento e controle são algumas das maiores preocupações para a condução de um escritório cuja atuação esteja pautada por produtividade, eficiência e rentabilidade. Especialistas como Alcionei Miranda Feliciano, CEO do Grupo Miranda, que agrega o Miranda Feliciano Sociedade de Advogados, alertam que essa visão macro do negócio jurídico é o que possibilita ao escritório seguir um caminho de aperfeiçoamento contínuo. Afinal, só o que está quantificado pode ser analisado – e os números são instrumentos que permitem agir na busca de mais qualidade e resultados efetivos.

A importância de ter um planejamento financeiro bem estruturado

Um pilar administrativo do qual você não pode abrir mão é o estabelecimento de uma efetiva gestão financeira para o seu escritório, defende Alcionei. A base para conseguir isso é estabelecer um plano de contas bem estruturado. Esse plano deve permitir o acompanhamento de todos os procedimentos da rotina financeira do seu escritório, garantindo um fluxo de caixa saudável para o seu negócio.

Além de separar receitas e despesas, esse planejamento deve estabelecer categorias, criando centros de ganhos e custos que gerem um legítimo panorama financeiro. Essa organização, por sua vez, irá facilitar análises e ações mais rápidas.

Quando tratamos desse trabalho de estruturação financeira, a gestão dos honorários advocatícios é um item primordial para mensurar rentabilidade e resultados. Sem o controle trazido pelo gerenciamento adequado dos honorários advocatícios, a saúde financeira e o próprio processo de operação do seu escritório estarão comprometidos.

Veja como fazer o gerenciamento adequado dos seus honorários advocatícios

Seguindo alguns nortes fundamentais, é possível acertar a mão nesse trabalho de planejamento e monitoramento dos honorários advocatícios do seu escritório. Confira algumas estratégias para melhorar os seus resultados:

1. Valorize a atividade jurídica na negociação

Falando sobre o processo de gestão de honorários advocatícios, o jurista Alcionei Miranda Feliciano destaca que o primeiro passo é não desvalorizar a atuação jurídica. Para o especialista, esse é um ponto fundamental a ter em vista na negociação de contratos.

Dimensione corretamente qual valor cobre os custos e as atividades envolvidas no contrato em negociação ou em fase de fechamento, além de agregar a necessária rentabilidade. É preciso não apenas conquistar o cliente, mas também garantir resultados para o seu escritório.

2. Siga o acordado com clareza e transparência

Toda a equipe envolvida na atividade jurídica dos clientes deve estar ciente e ter a preocupação de seguir, corretamente, todas as cláusulas acordadas em contrato. Além disso, cada item deve ser monitorado através de instrumentos de acompanhamento que permitam registrar o cumprimento do escopo, bem como os resultados atingidos.

3. Tenha gastos, investimentos e reembolsos mapeados

Como parte da transparência que acabamos de citar – e para evitar possíveis prejuízos ou desentendimentos com o cliente –, é fundamental manter um controle rígido de todas as despesas relacionadas ao serviço prestado.

Dados sobre taxas e custas processuais, deslocamentos e possíveis reembolsos previstos em contrato devem estar documentados de forma a serem facilmente apresentáveis e compreendidos.

4. Veja metas e relatórios como instrumentos norteadores e de fidelização

Outro excelente conselho trazido por Alcionei é o estabelecimento de metas mensais, que devem ser acompanhadas de bons relatórios de resultados. Isso foca a atuação da equipe do escritório e dimensiona a efetividade do trabalho.

As metas e os relatórios devem ser vistos também como ótimas formas de ampliar serviços e justificar correções de valores em possíveis renovações de contratos com os seus clientes.

5. Tenha a tecnologia como aliada

A adoção de softwares especializados na gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é outra importante medida, na visão do CEO do Grupo Miranda. Alcionei destaca que essas ferramentas facilitam o controle e padronizam procedimentos internos, aperfeiçoando a qualidade e a lucratividade do escritório de advocacia.

O Miranda Feliciano Sociedade de Advogados adota, há 12 anos, o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft. Nesse período de uso do Lawyer, Feliciano e as suas equipes perceberam que o uso do software jurídico propicia uma gestão muito mais eficiente ao escritório, colaborando com o crescimento da empresa.

No que tange especificamente à gestão dos honorários advocatícios, os principais benefícios do Software Jurídico Lawyer para a atuação do Miranda Feliciano Sociedade de Advogados são o controle eficiente dos gastos reembolsáveis, dos honorários fixos, do ad exito e de partido. Vantagens reforçadas – como ressalta Alcionei – pela perspectiva de criação de planos de contas e de centros de custos.

O seu escritório de advocacia está precisando trazer essa qualidade ao gerenciamento dos seus honorários advocatícios? Então conheça melhor o Software Jurídico Lawyer, da Alkasoft, e todos os seus recursos! Traga mais qualidade, competitividade e resultados para o seu negócio jurídico e aproveite essa oportunidade para solicitar uma demonstração gratuita do nosso produto.

 

A primeira edição do evento foi marcada com muito conteúdo e networking entre advogados de todo o Brasil

A Alkasoft participou do I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário, organizado pelos advogados Melissa Folmann e Rafael Schmidt Waldrich, entre os dias 08 e 10 de novembro na Univali de Balneário Camboriú – SC.

O evento contou cerca de 450 participantes de todo o país, que discutiram temas como Perícia Médica em Benefícios por Incapacidade, IRDR, Cálculos Previdenciários, Acidente de Trabalho, Gestão de Escritórios de Advocacia Previdenciária, entre outros. Além de promover a integração dos advogados do segmento, o encontro proporcionou o aperfeiçoamento profissional dos profissionais através de 3 cursos especiais, 16 oficinas, 8 hard cases e 11 palestras sobre os aspectos mais relevantes do Direito Previdenciário atual .

Durante o encontro, a equipe de Negócios da Alkasoft, representada por Ijanaína Dalmann e Juliana Branco – Executivas de Negócios, Carolina Felipe da Silva – Analista de Marketing e Eduardo Ikeda – Gerente de Negócios, Marketing e Suporte, teve a oportunidade de estreitar seu relacionamento com os clientes e participantes presentes, bem como apresentar o software Lawyer Web através de demonstrações na área de exposições.

A Alkasoft agradece aos organizadores pela parceria e pela excelência na organização do evento.

O Protocolo de Madri é um tratado internacional para o registro de marcas, criado em 1989, que possibilita aos titulares contarem com a proteção de suas marcas em vários países. Para isso, basta realizar um depósito junto ao escritório de registro de seu país, o que também agiliza o registro da marca.

Esse protocolo é debatido no Brasil como alternativa para a simplificação do processo burocrático de registro de marcas, a economia pela adoção desse padrão internacional e a facilidade para a gestão das marcas. Dados divulgados durante o congresso da Associação Brasileira da Propriedade Intelectual (ABPI), em agosto de 2018, informam que o Sistema de Madri abrange 121 países. Esse grupo é detentor de 80% do comércio global. No total, são mais de 206 mil titulares de marcas, sendo que 79% têm apenas um ou dois registros.

Por que o Protocolo de Madri poderá ajudar o empreendedorismo no Brasil

A adesão ao Protocolo de Madri está entre as quatro medidas recomendadas para o Brasil empreender mais pela Endeavor, organização mundial de fomento ao empreendedorismo. As recomendações fazem parte de uma pesquisa feita pela organização, que conta com pouco mais de 25 mil empreendedores no Brasil em 2018.

A recomendação para que o País adote o Protocolo de Madri se justifica pela demora de até 10 anos para se obter uma concessão no Brasil, ante uma média menor do que de dois anos na China. Em um ambiente de negócio voltado à inovação, muitos brasileiros realizam os seus registros de marca inicialmente fora do País, dada a agilidade no processo e o temor de que as ideias sejam logo copiadas.

Na avaliação da Endeavor, com a adesão ao Protocolo de Madri, esses empreendedores poderão centralizar os procedimentos de proteção de suas marcas no exterior, reduzindo custos para o Brasil e acelerando os processos de análise. Essa medida é proposta juntamente com a automatização e a otimização dos processos do INPI, o que também contribuiria para reduzir o tempo de concessão dos registros no Brasil.

Brasil discute adaptações para integrar a lista de países do Protocolo de Madri

O Brasil estuda aderir ao Protocolo de Madri até o final de 2018. Essa é a previsão para que sejam concluídas as adequações previstas pela Secretaria de Inovação e Novos Negócios do Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços (MDIC).

A estimativa levantada por especialistas em marcas e patentes é de que a adesão ao Protocolo de Madri poderá representar um crescimento de 3% no número de pedidos de marcas no Brasil. Esse crescimento resultaria em uma geração de receita adicional para o Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) de cerca de US$ 1,3 milhão.

A previsão do INPI é que, com o projeto de adequação da estrutura do instituto em curso, o prazo de registro de marcas no Brasil em 2019 passará dos 25 meses registrados – em média, até 2018, para marcas sem oposição – para 18 meses. Com as mudanças previstas, o INPI terá condições de receber pedidos internacionais via Protocolo de Madri, o que facilitará a internacionalização de diversas marcas de empresas brasileiras.

Vantagens do Protocolo de Madri em relação a processos, custos e abrangência das marcas

Entre as vantagens comumente apontadas sobre a adesão do Brasil ao Protocolo de Madri, mostram-se benefícios de ordem econômica, processual e relativas à internacionalização de marcas.

Confira algumas das principais vantagens que o Brasil teria ao aderir a esse protocolo:

  • Redução de prazo de dois anos para um ano e meio (18 meses) para o titular alcançar o exame de mérito junto ao INPI, o que aceleraria o processo e também aumentaria a previsibilidade sobre a aprovação para o titular do pedido;
  • Ingresso do Brasil em um tratado que facilita o acesso a grandes mercados para estimular as exportações, ampliando a competitividade em um mercado globalizado;
  • Redução dos custos do processo de registro de marcas no exterior, beneficiando o avanço das exportações entre pequenas e médias empresas brasileiras;
  • Simplificação do registro em muitos países pela formulação de um só pedido, além da necessidade de pagar uma única taxa para esse processo;
  • Otimização do tempo de registro, que não precisaria mais ser feito em jurisdições diferentes, com traduções para idiomas locais e a contratação de procuradores constituídos em cada um dos países em que a empresa tem interesse;
  • Registro internacional válido por 10 anos, com renovação permitida pelo mesmo período múltiplas vezes. Após cinco anos, independência em relação ao registro no país de origem.

Desvantagens relacionadas à constitucionalidade do Protocolo de Madri

Como desvantagens para a adesão do Brasil ao Protocolo de Madri, apresentam-se alguns argumentos especializados sobre a sua incompatibilidade com a constituição brasileira. Um dos motivos para essa interpretação de inconstitucionalidade seria um tratamento desigual para as demandas de brasileiros e estrangeiros.

Como a adoção ao protocolo obrigará o INPI a fazer análises em até 18 meses para pedidos feitos via sistema internacional, a inexistência de prazos previstos na lei brasileira geraria uma duplicidade de regimes e a comentada desigualdade de tratamento.

Em outras palavras, a extensão da proteção internacional de uma marca para o Brasil terá que ser processada em menos de dois anos e o pedido feito originalmente no País continuará sem previsão de prazo para registro.

Por essa razão, algumas entidades, como a ABPI, se posicionaram sobre o tema. A ABPI marcou posição sobre os ajustes técnicos necessários no INPI e defendeu, também, alterações na Lei de Propriedade Industrial brasileira (Lei n.º 9.279/96).

Os pedidos de mudança feitos pela entidade englobam a regulação do prazo máximo para o exame de pedido de marca pelo INPI, a obrigatoriedade de manutenção de um procurador no Brasil para os titulares e a disponibilização, em português, da lista de produtos ou serviços assinalados pela marca que é depositada no Brasil.

Uma vez que o Brasil aderir ao Protocolo de Madri, após essa decisão passar pelo Congresso Nacional – onde a proposta está em trâmite, antes de seguir para o Senado –, as marcas registradas no País poderão solicitar proteção em quaisquer países integrantes do acordo internacional. O titular da marca, então, deverá apenas indicar em quais dos 121 países pretende que o registro internacional tenha validade.

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Com a legislação atual envolvendo os cartórios e a necessidade de investir em sistemas informatizados e na segurança de dados, a área de TI acabou ganhando bastante relevância no cotidiano dos serviços notariais. Nesse contexto, é fundamental que se faça uma análise das ferramentas necessárias para agregar na gestão e para a operação dos cartórios.

O primeiro passo para ter sucesso na gestão das informações do seu cartório é verificar os softwares que estão sendo utilizados ou que precisam ser indicados, assim como os equipamentos que necessitam de atualização. As atualizações na parte de tecnologia, por sua vez, devem ser analisadas e priorizadas para que os cartórios atendam à legislação envolvendo a informatização de seus processos e atendimento e também para garantir a segurança da informação e da gestão de dados das serventias.

As características do uso da tecnologia pelos cartórios e o Provimento nº 74

A tecnologia é um elemento obrigatório nos cartórios como apoio para os serviços prestados e também para a gestão das informações e dos dados das serventias. Como citamos em um outro texto aqui no blog, esse assunto inclusive rendeu o Provimento nº 74 da Corregedoria Nacional de Justiça que, no documento, dispõe sobre “padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil”.

Equipamentos e softwares começaram a ser utilizados nos cartórios com o objetivo de proteger dados confidenciais e evitar possíveis vazamentos. Para isso, existem algumas medidas como o uso de softwares antivírus ou de softwares jurídicos especializados, os quais já preveem na sua estrutura de funcionamento a segurança dos dados dos cartórios.

“Considerando que para os cartórios a tecnologia está, diretamente, relacionada ao conjunto de dados de cada indivíduo e seu patrimônio, a segurança desses dados e das informações a eles relacionados necessita de técnicas que permitam preservar o valor que possuem, em especial a confidencialidade, integridade e sua disponibilidade, o que sem tecnologia torna-se impossível”, opina o especialista Sergilan da Silva de Souza, escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Como a preocupação com a segurança de dados aumentou nos cartórios

Antes das diretrizes da Corregedoria Nacional de Justiça que comentamos antes, a preocupação com a segurança das informações era menor do que agora. “Embora o registrador estivesse preocupado com eventuais vírus que pudessem danificar arquivos do acervo da serventia, trabalhava-se, basicamente, com um firewall de rede, aplicando-se uma política de segurança apenas a determinados pontos, o que atualmente não é suficiente”, explica Sergilan da Silva de Souza.

Com o Provimento nº 74, válido desde o dia 31 de julho de 2018, os cartórios passaram a adotar novas medidas para aumentar a segurança da informação. “O registrador passou a se preocupar não apenas com um simples vírus que, potencialmente, poderia danificar arquivos do acervo, mas também com o constante risco de furto de dados da serventia. Isso só pode ser controlado, naturalmente, com a inserção de tecnologias de segurança das informações”, complementa o escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Outra medida de segurança comumente adotada pelos cartórios é o firewall, que é um dispositivo que monitora o tráfego de rede na entrada e na saída de dados e determina se ele irá permitir ou bloquear tráfegos específicos, baseados nas normas de segurança do cartório. Uma das vantagens desse dispositivo é que ele ajuda a evitar o sequestro de dados dos cartórios.

O backup também é outro sistema de proteção de extrema importância para os cartórios – tanto que faz parte das exigências citadas pelo Provimento nº 74. Ele caracteriza-se pela cópia de dados programada e feita por uma ferramenta de armazenamento, com o objetivo de restaurar os dados caso os equipamentos originais que guardam essas informações passem por alguma avaria.

O que levar em consideração nos seus investimentos em segurança da informação

Em termos de segurança da informação, existem alguns conceitos que devem ser considerados pelos cartórios. “Embora estejamos tratando de um serviço público, ao qual aplica-se o Princípio da Publicidade, é necessário que haja conscientização de que a publicidade registral não se confunde com acesso integral e ilimitado aos dados pessoais dos indivíduos que usam o serviço. Dessa forma, respeitados os princípios registrais, os cartórios devem garantir a confidencialidade e a integridade de todas as demais informações dos indivíduos que usam os seus serviços”, esclarece Souza.

Outro item essencial que deve ser bem avaliado pelos cartórios para a segurança das informações é o investimento em um banco de dados. É nele que serão guardadas todas as informações do cartório, por isso é fundamental que se invista em uma ferramenta de qualidade e com amplo espaço para armazenamento, garantindo o desempenho dos sistemas e também a segurança das informações.

“O investimento em tecnologias para a segurança das informações nos cartórios certamente é necessário, pois, como já exposto, a preocupação atual não está somente em proteger os dados da serventia de eventuais vírus que possam danificar arquivos do acervo, mas também evitar o furto de dados. Embora não seja barato, a adoção da política de segurança de informações nas serventias não é um custo que onere, demasiadamente, o serviço”, opina Souza.

Todas as medidas citadas servem para proteger os dados e as informações dos cartórios. “Tendo em vista que os serviços de notas e registros vêm se destacando e recebendo o reconhecimento da população pela eficiência, eficácia e segurança nas informações que conferem aos atos praticados, o investimento em tecnologias de segurança de dados só tem a agregar confiança aos cartórios”, finalizou o escrivão titular do Cartório de Registro de Imóveis de Imaruí.

Novos sistemas estão sendo criados e aprimorados a cada dia para diferentes tipos de empresas e demandas, sendo que o mesmo acontece com os softwares especializados no meio jurídico e para cartórios. Esses aprimoramentos e avanços têm a ver com a busca por mais recursos que facilitem a rotina de escritórios de advocacia e de cartórios e com o aumento na segurança da informação envolvendo esses ambientes.

Mas você sabia que o investimento em tecnologia por parte dos cartórios não passa apenas por uma decisão das serventias e sim por uma exigência do mercado? Inclusive, novas regras envolvendo a segurança da informação em cartórios foram divulgadas em 2018 através do Provimento nº 74, divulgado pela Corregedoria Nacional de Justiça. Saiba mais a esse respeito e atualize o seu cartório para atender às novas recomendações envolvendo a segurança da informação.

A importância da segurança da informação para os cartórios

Antes de abordarmos o que a Corregedoria Nacional de Justiça recomenda com o Provimento nº 74, de 31 de julho de 2018, é importante voltarmos um pouco atrás e falarmos sobre o que significa, na prática, o conceito da segurança da informação. No caso de um cartório, especificamente, ele está relacionado com a proteção do conjunto de informações que fazem parte da rotina do serviço notarial.

Desde que a digitalização de rotinas passou a ser um processo cada vez mais disseminado, inclusive em cartórios, diversos processos de rotina começaram a ser feitos com o apoio de softwares variados – alguns especializados, outros não. Nesse cenário, surgiu a necessidade de debater a segurança da informação e de dados nos cartórios, que é algo que envolve a utilização de softwares piratas e da internet.

A partir desse contexto de informatização crescente dos cartórios, a Corregedoria Nacional de Justiça, vinculada ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ), definiu que todos os cartórios terão que seguir um padrão mínimo de equipamentos tecnológicos para poder funcionar de forma satisfatória.

Assim, o Provimento nº 74 dispõe “sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil” e objetiva, essencialmente, assegurar a segurança da informação para o cidadão que procura os serviços de um cartório.

As orientações contidas no documento da Corregedoria Nacional de Justiça variam conforme o porte dos cartórios. De acordo com o anexo do documento, as serventias do País foram divididas em três categorias:

  • Classe 1: serventias com arrecadação de até R$ 100 mil por semestre – esse perfil corresponde a 30,1% dos cartórios em atividade no País no momento da publicação do Provimento nº 74;
  • Classe 2: serventias com arrecadação entre R$ 100 mil e R$ 500 mil por semestre – esse perfil corresponde a 26,5% dos 11.921 cartórios em atividade no País;
  • Classe 3: serventias com arrecadação acima de R$ 500 mil por semestre – equivalente a 21,5% dos cartórios.

O que a CNJ recomenda para os cartórios em relação à segurança da informação

A orientação feita pela Corregedoria Nacional de Justiça para as três classes de cartórios citadas levou em conta o preço dos equipamentos, o avanço tecnológico e a padronização possível através de softwares especializados. A intenção do Provimento nº 74 é que os cartórios, no futuro, compartilhem os dados entre si.

O Artigo 2º do documento da Corregedoria prevê que “os serviços notariais e de registro deverão adotar políticas de segurança de informação com relação a confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade e a mecanismos preventivos de controle físico e lógico”.

Entre outras recomendações – estas específicas para cada uma das três classes de cartórios –, como política de segurança da informação, segundo a Corregedoria, os serviços de notas e de registro deverão:

I – Ter um plano de continuidade de negócios que preveja ocorrências nocivas ao regular funcionamento dos serviços;

II – Atender a normas de interoperabilidade, legibilidade e recuperação a longo prazo na prática dos atos e comunicações eletrônicas.

No Artigo 3º, a Corregedoria prevê que “todos os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo”.

Especificamente sobre esse tópico, o documento indica que os livros e atos eletrônicos deverão ser arquivados mediante backup feito em intervalos que não superem o período de 24 horas; que esse backup seja feito tanto em mídia eletrônica quanto em backup em nuvem; que a mídia eletrônica de segurança deverá ser armazenada em local distinto da instalação da serventia, e que os meios de armazenamento utilizados para todos os dados “deverão contar com recursos de tolerância a falhas”.

O inciso II também prevê que, ao longo das 24 horas em que o backup comentado deverá ser feito, “deverão ser geradas imagens ou cópias incrementais dos dados que permitam a recuperação dos atos praticados a partir das últimas cópias de segurança até pelo menos 30 minutos antes da ocorrência de evento que comprometa a base de dados e informações associadas”.

Controle de acessos e softwares legais: dois pontos de atenção

O Artigo 4º prevê que “o titular delegatário ou interino/interventor, os escreventes, os prepostos e os colaboradores do serviço notarial e de registro devem possuir formas de autenticação por certificação digital própria ou por biometria, além de usuário e senha associados aos perfis pessoais com permissões distintas, de acordo com a função, não sendo permitido o uso de ‘usuários genéricos”.

Além do controle de acesso aos sistemas utilizados pelo cartório, o documento da Corregedoria preocupa-se com as características dos softwares utilizados pela serventia. No Artigo 5º, o texto do provimento prevê que o “sistema informatizado dos serviços notariais e de registro deverá ter trilha de auditoria própria que permita a identificação do responsável pela confecção ou eventual modificação dos atos, bem como da data e hora de efetivação”.

A respeito dos sistemas utilizados pelos cartórios, o texto da Corregedoria prevê ainda que “todos os componentes de software utilizados pela serventia deverão estar devidamente licenciados para uso comercial, admitindo-se os de código aberto ou os de livre distribuição”. As serventias também deverão apresentar recursos para, no caso de um problema grave, recuperar todos os dados e sistemas sem interrupção dos serviços.

Para cada uma das classes de cartórios citadas anteriormente, a Corregedoria Nacional de Justiça prevê uma série de padrões mínimos que deverão ser seguidos. Estes, segundo o Provimento nº 74, “deverão ser atualizados anualmente pelo Comitê de Gestão da Tecnologia da Informação dos Serviços Extrajudiciais (Cogetise)”. Vale conferir o anexo do documento para ver o que está sendo exigido de cada classe de cartório em 2018.

O prazo de adequação às normas de segurança da informação previstas pela Corregedoria é de 180 dias a partir da data de publicação do provimento, ou seja, a partir do final de outubro de 2018.

O mais recomendado, nesse caso, é que o cartório busque uma empresa especializada nesse ramo para que ele consiga adequar-se ao que é solicitado pela Corregedoria. Segundo esta, o descumprimento das disposições do provimento “ensejará a instauração de procedimento administrativo disciplinar, sem prejuízo de responsabilização cível e criminal”.

O lean manufacturing se baseia nos conceitos do Sistema Toyota de Produção criado no Japão entre 1940 e 1950. O termo Lean Manufacturing foi cunhado na década 1990 e foi traduzido para o português como Produção Enxuta, tornando-se uma referência no setor produtivo – e não apenas na indústria. A metodologia do lean manufacturing foi um dos principais fatores que fizeram a empresa do setor automobilístico se tornar umas das maiores do seu segmento no mundo. Não por acaso, a metodologia criada pela Toyota chamou tanto a atenção dos especialistas em gestão que foi adotada por vários outros segmentos da economia.

Essencialmente, com o lean manufacturing, a empresa automobilística eliminou em seus processos as atividades que não agregam valor – valor sob a ótica do cliente final – e, com isso, tornou-se mais competitiva. Essa redução de desperdícios para aumentar a produtividade de uma companhia é o essencial dessa metodologia. Hoje, o lean manufacturing é aplicado em empresas dos mais variados ramos na busca incessante pelo aumento de competitividade – sobretudo clínicas e hospitais privados, bancos e seguradoras. Neste post, vamos falar de como essa metodologia está sendo implantada nos escritórios de advocacia e os benefícios que ela traz para esse segmento.

Como implantar o lean manufacturing em um escritório de advocacia

Como você bem sabe, um escritório de advocacia funciona de forma bem diferente do que o ambiente de uma fábrica onde o lean manufacturing foi concebido. O sistema de produção desses dois ambientes possui muitas diferenças e, por isso, o primeiro desafio para utilizar o lean manufacturing em um escritório de advocacia é trabalhar a resistência do advogado para as mudanças que esse sistema trará à sua rotina.

Os advogados estão acostumados a trabalhar com um volume expressivo de documentos e com uma certa demanda de trabalho que inclui determinados procedimentos e indicadores. Mas são poucos os que estão acostumados ou que já trabalharam com uma metodologia que prevê o que tem que ser feito, quando tem que ser feito, como tem que ser feito, onde e o porquê deve ser feito.

Esse é um primeiro aspecto importante para quem deseja adotar o lean manufacturing em um escritório de advocacia. O primeiro passo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser – gerente financeiro do escritório Melissa Folmann Advocacia e Consultoria e responsável por um curso sobre esse tema no I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário –, é promover um treinamento sobre os conceitos dessa metodologia de gestão para todas as pessoas do escritório.

De acordo com o especialista, para que a adoção do lean manufacturing surta o efeito desejado, o desenvolvimento da metodologia não pode ser feito apenas na sala do gerente. Assim, será fundamental que os conceitos que fazem parte do lean sejam compreendidos e adotados por todos que atuam no escritório.

O lean manufacturing também ajuda muitos gestores a “enxergarem” o seu próprio negócio. É comum o diretor ou gestor não conhecer o seu escritório, segundo Sachser. Esse gestor não sabe, muitas vezes, de informações importantes para o escritório, como quantos clientes ele possui, quantos processos estão ativos, como estão os processos dos seus clientes, entre outros dados.

O mais comum é que o gestor do escritório tenha uma noção dessas informações, mas não tenha todos os dados claros à sua disposição. Muitas vezes, no dia a dia do escritório, esse gestor não sabe o que cada pessoa está fazendo e o quanto de retrabalho está sendo gerado por problemas na rotina de seus funcionários e sócios.

Diante desse cenário, o desafio principal para a implantação do lean manufacturing será formar e treinar cada funcionário do seu escritório de advocacia. “Esta forma de gestão possui muitos conceitos como o Kaizen (melhoria contínua), a padronização do trabalho, a automação inteligente – Jidoka, entre outras. São várias ferramentas para as quais todos do escritório precisam ser treinados. Existem também os indicadores de performance que precisam ser trabalhados com cada funcionário do escritório”, explica Sachser.

O especialista falará sobre a implantação do lean manufacturing em escritórios de advocacia previdenciária em um curso no último dia do I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário, que será promovido entre os dias 8 a 10 de novembro em Balneário Camboriú. No curso que ministrará, das 9h às 12h30, no dia 10 de novembro, Sachser apresentará o passo a passo para a implantação da metodologia nos escritórios de advocacia.

Como o lean manufacturing funciona na prática entre advogados

Passada a primeira fase de implantação do lean em um escritório, que é a etapa do treinamento, o passo seguinte será colocar em prática o que foi aprendido. Uma dica importantíssima de Sachser para essa segunda etapa é não querer aplicar o lean em todo o escritório ao mesmo tempo. Dessa maneira, evite aplicar todas as ferramentas previstas nessa metodologia com todas as pessoas do escritório de forma simultânea.

“É bom começar por um setor. Começar pequeno, com um processo, envolvendo uma pequena área onde as pessoas têm mais receptividade a mudanças. Você implementa nesta área, que servirá como exemplo. Todos do escritório vão perceber a mudança. O lean promove uma melhoria contínua. Então todos vão começar a aceitar os conceitos”, recomenda o especialista.

Depois da implantação de algumas ferramentas em uma parte do escritório, o passo seguinte será mapear os fluxos de todo o escritório. Como os documentos fluem? Como a informação flui? Como são as trocas de informações com os diversos setores do escritório? É normal, no decorrer desse mapeamento, o gestor perceber que existem atividades sendo feitas por mais de uma pessoa e que isso significa desperdício de tempo e de recursos – algo que poderá ser eliminado e otimizado.

Depois, chegará o momento de padronizar as tarefas do escritório de advocacia. É preciso escrever os procedimentos, lembrando que o lean manufacturing busca a melhoria contínua dos processos e, por causa disso, anotar e aprimorar os procedimentos é algo que deve ser feito sempre. Pense que dessa forma o seu escritório estará sempre se desenvolvendo.

Também é necessário descrever as funções de cada um, ou seja, cada integrante do escritório deve ter as suas atividades diárias, semanais e mensais descritas nesse documento.

Com o conhecimento de cada etapa, função e tarefa, é possível desenhar um mapa de fluxo de valor. Através desse mapa, é possível enxergar quais são as atividades mais importantes para os seus clientes, aquelas que mais agregam valor e que trazem resultados para o escritório. Não se esqueça de que o que gera valor para o cliente é o que movimenta o escritório.

Por exemplo: não adianta fazer um parecer muito bom, perfeito, que é validado por dois advogados em 100% e que levou um mês para ser feito – especialmente se o cliente esperava por esse parecer em dois ou três dias. Nesse caso, o valor para o cliente está na agilidade com que o escritório é capaz de dar o parecer que ele precisa. O cliente quer o parecer de forma rápida e com o trabalho desenvolvido da forma correta. Se o seu escritório não conseguir entregar esse “valor” para o seu cliente, você poderá perdê-lo para o escritório concorrente.

Benefícios do lean manufacturing para os escritórios de advocacia

Confira, segundo Sachser, quais são os principais benefícios da implantação da metodologia lean manufacturing em escritórios de advocacia:

  • O advogado passa a conhecer melhor o seu escritório. Isso é possível através dos indicadores de performance previstos na metodologia lean, os quais mostram desde o número de clientes que o escritório tem até os seus processos e o nível de retrabalho que está sendo feito por pessoas da sua equipe.
  • O lean manufacturing ajuda a enxergar o desempenho do seu escritório levantando os principais dados do cotidiano dos seus profissionais. Assim, o negócio apresenta dados com maior transparência e acessibilidade.
  • Essa metodologia também prevê a redução sistemática do retrabalho. Uma vez que você tem os procedimentos do seu escritório descritos, é possível identificar erros e problemas que podem ser corrigidos. O lean manufacturing propicia várias ferramentas para isso. Além disso, todas as pessoas do escritório são estimuladas a produzirem uma melhoria contínua com essa nova forma de gestão. Todo mundo participa do processo, os erros são corrigidos, e os problemas resolvidos com essa metodologia de forma rápida e sistemática. Não há mais aquela cobrança “Quem errou?!?”. Em seu lugar surgem questões como “Por que e como o problema ocorreu?” e também “Como podemos evitar que ocorra novamente?”. Este novo engajamento e a mudança na gestão é que geram a melhoria contínua e a redução expressiva do retrabalho.
  • A facilidade da implantação do lean faz com que os funcionários do escritório tenham uma maior participação no processo de melhoria contínua da empresa. Todos propõem melhorias, o que pode ter um efeito incrível para o escritório. Por isso, esse processo faz o escritório ganhar em produtividade e em gestão. Os funcionários percebem que com um sistema de produção melhor, essa mudança será benéfica para todos.

Na avaliação de Sachser, a ineficiência do judiciário brasileiro começa nos escritórios de advocacia. Segundo ele, a obrigação dos gestores desses escritórios deveria ser a de melhorar sempre. “Esse envolvimento das pessoas é o maior benefício (do lean manufacturing). Não é uma máquina, um robô que você coloca para fazer o trabalho. É ouvindo e estimulando as pessoas a fazer o melhor trabalho e reduzir o retrabalho. Cuidando das pessoas, elas vão cuidar da sua empresa”, enfatiza o especialista.

Situação atual da implantação dessa metodologia nos escritórios brasileiros

O lean manufacturing nos escritórios do Brasil é quase nulo, segundo Sachser. A base do especialista para esse comentário são os dados do Lean Institute Brasil e do Lean Enterprise Institute. Esses são os institutos oficiais que promovem o estudo e treinamento e aplicação do Lean Manufacturing em várias áreas.

Segundo alguns autores desses Institutos, foram realizados, por enquanto, testes no Poder Judiciário na Ucrânia e da Dinamarca. Essa foi a adoção “oficial” do sistema no poder judiciário, mas não existem dados sobre a aplicação da metodologia lean em escritórios privados. Apesar disso, o instituto afirma que os grandes escritórios de advocacia – aqueles que faturam milhões nos Estados Unidos – certamente aplicam conceitos de lean manufacturing para que consigam ser tão competitivos. Mas essa é apenas uma suposição, já que não existe um levantamento sobre o assunto. Isso pode ser constatado no Lean Summit 2018, o maior e mais importante evento da comunidade Lean do Brasil que ocorreu em junho de 2018.

Gostou do nosso post? Então indique a leitura deste texto para um amigo. Também não deixe de participar do I Congresso Sul Brasileiro de Direito Previdenciário. O evento será promovido em Balneário Camboriú entre os dias 8 a 10 de novembro. Confira quem são os palestrantes e faça sua inscrição!

Aproveite também para conferir um mini curriculum do especialista Gustavo Zimmermann Sachser:

GUSTAVO ZIMMERMANN SACHSER
Engenheiro Mecânico (UFPR 2000), (INSA de Lyon, França 1999), pós-graduado em Gestão Estratégica da Produção (CEFET-PR 2004). Advogado (PUCPR 2015), pós-graduado em Direito Tributário Empresarial (PUCPR 2016). Atuou 18 anos indústria automobilística e de máquinas agrícolas: Volvo do Brasil, Peugeot-Citroën França, Renault do Brasil e Case New Holland. Gerente Financeiro, Melissa Folmann Advocacia e Consultoria (2016). Administrador, Instituto Professora Melissa Folmann – IPMF (2018).